UP-SKILLS | TIPS MENJADI OPERATOR TELEPON DI HOTEL

TIPS BAGAIMANA MEMBANGUN SKILLS BERBICARA DI TELEPON DAN TIPS MENJADI SEORANG OPERATOR TELEPON DI HOTEL.


Tips Menjadi Operator Telepon Hotel

Menjadi seorang operator telepon di sebuah perusahaan menjadi pekerjaan yang gampang-gampang susah ,jika anda tidak memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik sebaiknya anda melakukan training dahulu atau jeleknya harus banyak membaca buku dan memperbanyak wawasan. Terlepas dari siapa tamu anda yang akan berbicara melalui telepon, penting bagi anda untuk membuat kesan positif pada semua orang yang menghubungi dan menanyakan suatu hal.

Menjawab telepon merupakan kesempatan bagi telephone operators / front desk agents / hotel staff untuk menggambarkan citra profesionalitas sekaligus nama baik tempat anda bekerja.

Ada beberapa langkah atau poin penting yang harus diperhatikan sebagai seorang operator telepon di sebuah hotel.

Selama percakapan telepon, staf hotel harus mengikuti poin-poin penting di bawah ini:

  • Tersenyumlah meskipun anda sedang menelepon. Ketika anda tersenyum, anda akan secara otomatis meningkatkan kualitas vokal suara anda sendiri, dan suara yang terucap juga akan terdengar menyenangkan dan menarik.
  • Duduk atau berdiri dengan sikap sempurna. Dengan duduk atau berdiri tegak, anda akan lebih fokus dan lebih memperhatikan apa yang dikatakan tamu tersebut.
  • Gunakan nada suara rendah. Dengan nada suara yang lebih rendah akan membuat anda terdengar lebih dewasa dan berwibawa.
  • Sesuaikan kecepatan bicara anda dengan kecepatan bicara penelepon. Biarkan penelepon mengatur tempo percakapan. Misalnya, dia mungkin sedang terburu-buru, dalam hal ini anda harus memberikan informasi lebih cepat dan tidak bertele-tele.
  • Hindari volume suara yang keras dan pelan. Jika anda berbicara terlalu ekstrim, anda mungkin terdengar kasar atau memaksa. Jika anda berbicara terlalu pelan juga, anda mungkin terdengar malu-malu atau ragu-ragu dan tidak profesional.
  • Hindari ekspresi seperti "uh-huh" dan "yeah, Hah, gak" Dll. Ekspresi seperti itu membuat pembicara terdengar membosankan, acuh tak acuh dan tidak menarik.
  • Staf Front Office sering menerima pesan telepon untuk karyawan atau tamu lain. Sebagian besar Front Office memiliki formulir standar pesan telepon. Maka dari itu FO juga sebagai penghubung antar tamu dengan tamu lain,  antara staf dengan staf lainnya di hotel.
  • Jika anda menjawab telepon, penting bagi anda untuk mendengarkan dengan cermat dan membuat catatan pada kertas untuk menulis poin-poin penting saat berbicara dengan penelepon. 

Saat anda menerima pesan telepon, pastikan untuk mendapatkan informasi penting penelepon berikut ini:

  1. Hari Dan Tanggal Saat Itu
  2. Asal Tempat Penelepon
  3. Waktu panggilan
  4. Nama orang yang dipanggil
  5. Nama lengkap penelepon
  6. Departemen penelepon (jika panggilan internal Hotel)
  7. Perusahaan penelepon
  8. Zona waktu penelepon (hanya jika panggilan ke luar negeri)
  9. Nomor Telepon Penelepon (dan kode area, jika diperlukan)
  10. Tujuan Penelpon untuk apa
  11. Catat poin-poin permasalahannya
  12. Tulis dan kirimkan Pesan lengkap (jangan menyingkat- berikan pesan lengkap)


Images Source By: freepik.com

LihatTutupKomentar