SHIFT PAGI | TIPS MENJADI OPERATOR TELEPON DI HOTEL

Daftar Tugas Harian Operator Telepon Shift Pagi

Tanggal:________

Kode Emp / Nama :______

 Waktu:______

 Tugas:______

Selesai:______

07:00 – 07:30

Menghadiri Front Office Morning Briefing dan handover tugas-tugas dari Tim Overnight.

Siapkan daftar-daftar tugas kita dari Front Office Department.

07:30 – 12:30

Uji apakah switchboard berfungsi dengan benar.

Pastikan sistem PBX berfungsi dengan baik dan periksa ulang, apakah pembiayaan telepon sudah masuk ke PMS.

Periksa Wake Up Call Log Books dan perbarui panggilan yang tertunda ke konsol PMS / Telepon.

Periksa kemajuan atas Pending Morning Calls.

Angkat semua panggilan masuk dalam tiga kali dering dan gunakan prosedur salam dalam menjawab telepon standar hotel.

Periksa semua Stationary inventory seperti fax paper, wake up call log book dll.

Periksa pesan Faks yang masuk dan sebarkan sesuai alamatnya.

Terus berhubungan dengan Concierge dan Receptionist.

Good Attitude di semua panggilan masuk dan keluar dengan senyum dan sapa yang baik.

Selama di jam-jam sibuk hotel, bantulah tim Front Office jika diperlukan.

Perbarui profil Tamu sebagai referensi data dari setiap panggilan yang mempertanyakan.

Meneruskan panggilan masuk ke semua departemen Front Office dan juga ke departemen lain di hotel.

Jalin komunikasi dengan Housekeeping supervisor dan Room Attendant.

Periksa Email masuk dan teruskan ke departemen masing-masing.

Pastikan semua pesan tamu dan juga pesan internal antar Departemen ditangani secara efisien.

Perbarui Operator log book for all Fax, Messages, DND Request dan juga panggilan karyawan yang perlu ditagihkan ke akun tamu masing-masing.

12:30 – 13:30

Prepare Handover tugas ke tim shift sore.

Hadiri briefing sore di Front Office.

13:30 – 17:30 

Periksa semua Faks yang masuk dan sebarkan sesuai alamat yang dituju.

Round Time (untuk dikirim ke NA).

Tangani semua panggilan masuk dan keluar secara profesional.

Membantu kedatangan tamu dari arah luar menuju ke hotel (Jika diperlukan).

Update directory information di PMS.

Alihkan panggilan masuk sesuai tujuan departemen masing-masing, Penjualan, Reservasi, Acara dll. Dan buatlah pesan jika tidak ada tanggapan dari departemen tersebut. 

Perbarui allowance log book.

Pindai allowance forms & supporting dokumen pendukung hari ini dan teruskan ke Night Manager Desk.

Periksalah catatan dan file Morning Call para tamu di hari ini.

Tanda tangan: ________________

Diverifikasi Oleh: ________________

Images Source By: freepik.com