MORNING SHIFT | DAFTAR TUGAS HARIAN ASISTEN FRONT OFFICE
Contoh Daftar Tugas Harian Asisten Front Office
Tanggal: _______ Nama / Kode Emp: __________
Waktu: __________
Tugas: __________
Selesai: __________
07:00 – 09:00
Hadiri FO Morning Briefing dan handover, ambil serah terima tugas dari tim shift malam.
Hitung dan ambil alih Cash Float dari Night Shift.
Bantu tugas Operator Telepon dengan pending Wake-Up calls / Alarm pengingat untuk tamu yang tertunda untuk diselesaikan.
Pastikan kebersihan Lobby dan Lounge, Beri tahu departemen housekeeping jika diperlukan pembersihan atau penggelapan debu.
Pastikan Koran & Majalah berada di area Lobby dan lounge.
Centang No Shows pada sistem saat tadi malam dan sesuaikan dengan kebijakan retensi biaya.
Print laporan daily report untuk di serahkan di Front Desk (in house / departure / arrival / Pick -up)
Print Special Report / Preferensi untuk kedatangan hari ini dan periksa data tamu, apakah kamar tamu sudah benar sesuai ketetapan permintaan tamu.
Periksa Pick up dan Drop Report sesuaikan dengan Laporan Hari ini dengan Concierge / Travel desk.
Periksa Kartu Pendaftaran dan perbarui profil tamu di sistem.
Biasakan tetap tenang diri anda dengan Tamu yang datang dan check-out bait itu VIP ,dan atur minuman selamat datang jika ada tamu spesial.
Perbarui informasi pada food and beverage & Housekeeping Departemen jika di kamar VIP ada permintaan spesial.
Periksa tamu dengan early arrivals dan kenakan biaya kedatangan awal jika diperlukan.
Periksa pesan masuk & Hapus Guest Messages dan Tandai sudah dibaca / diselesaikan tepat waktu sesuai permintaan para tamu.
Periksa pesan Email yang masuk untuk front office dan balas pesan dengan segera dari Back Office Desk.
Periksa stationary dan awasi area Lobby dan jalan masuk hotel.
09:00 – 12:00
Periksa semua saldo pembayaran tamu yang jatuh tempo, pastikan folio jelas.
Periksa apakah ada kamar yang dialokasikan untuk tamu tertentu ,jika ada melapor ke Manajer.
Tindak lanjuti dokumen pendukung untuk setiap reservasi masuk.
Check & Clear Trace / Flag (Timely Manner).
FO Procedures - Check In & Check Out.
Ubah Registration cards dan update guest profile.
12:00 – 13:00
Tindak lanjut pada semua Due Out.
Berkoordinasi dengan housekeeping jika terjadi keterlambatan keberangkatan (checkout) dan Cek Status Kamar.
Prepare catatan untuk Afternoon Briefing.
Clearkan Front Office Rack.
13:00 – 14:00
Hadiri Afternoon Briefing dan handover untuk tim shift sore.
14:00 – 17:00
Periksa dan balas semua pesan email dari Back Office.
Perbarui profil tamu yang check in di PMS sistem.
Tangani semua reservasi yang baru dan yang akan datang di Back Office.
Periksa semua transaksi dan postingan beserta jurnalnya.
All rebates dan uang kas kecil harus mendapatkan persetujuan oleh FOM/AFOM/DM
Hitung Float sebelum penutupan Account di sistem.
Tutup akun kasir & lanjutkan dengan pengarsipan laporan dan buat catatan untuk handover shift selanjutnya.
17:00 – 17:30
Tindak lanjuti tugas-tugas terakhir dengan shift PM.
Tanda tangan: _______________
Diverifikasi Oleh: _______________
Images Source By: freepik.com