LANGKAH MEMPROSES RESERVASI AGENT TRAVEL DI HOTEL

Langkah Memproses Reservasi Agen Travel Oleh Front Office Hotel

Langkah-langkah yang harus dilakukan oleh seorang Staff Front Office ketika menerima reservasi dari travel agent atau agen perjalanan wisata yang akan menginap di hotel kita. Diantaranya sebagai berikut:

1. Langkah 1: Periksa waktu kedatangan dan waktu keberangkatan (check-in dan check-out).
2. Langkah 2: Periksa jenis kamar dan tanggal yang dipesan
3. Langkah 3: Periksa rack rate atau tarif yang berlaku
4. Langkah 4: Periksa kebijakan pemesanan dan biaya Pembatalan.
5. Daftar periksa untuk memproses pemesanan travel agent.

Di era teknologi ini, banyak cara yang bisa dilakukan oleh agen perjalanan untuk melakukan reservasi hotel:

1. Langsung dengan hotel: melalui departemen reservasi atau kantor reservasi pusat . 
2. Dari situs web Hotel dengan menggunakan login khusus atau kode promosi. 
3. Perwakilan hotel atau dari Sales Managers.

Ketika agen reservasi memproses reservasi dari travel agent , Perusahaan TA harus dapat menjelaskan informasi kepada para tamunya mengenai keseluruhan pemberkasan sampai pembiayaan. Poin-poin penting di bawah ini perlu diperiksa secara menyeluruh untuk setiap permintaan atau detail khusus yang diminta oleh travel agent yang mana jika hilang harus segera diperbarui ke reservation record.

Langkah 1: Periksa Waktu Kedatangan Dan Waktu Keberangkatan (Check-in Dan Check-out)

Meskipun terlihat seperti hal kecil tetapi ini adalah aspek yang sangat penting dari pemesanan kamar. Para tamu mungkin membutuhkan kamar setiap saat 24 jam sehari. Jika reservasi yang dipesan oleh agen perjalanan diharapkan tiba pada, katakanlah, pukul 03.00 dini hari, kamar harus dipesan untuk malam sebelumnya.

Hal yang sama berlaku untuk keterlambatan checkout juga, karena mungkin agen perjalanan yang dipesan sudah mengkonfirmasi keberangkatan terlambat kepada tamu tetapi informasi yang sama mungkin tidak dikoordinasikan dengan staf hotel untuk late checkout. Kasus-kasus seperti itu dapat menyebabkan ketidakpuasan dan keluhan tamu ,karena staf Hotel akan menginformasikan untuk bersegera meninggalkan kamar kamar mereka.

Agen reservasi perlu menentukan jam berapa klien dapat check-in ke hotel dan apakah mereka memerlukan waktu 24 jam untuk waktu check-in yang dibutuhkan. 

Juga yang perlu diperhatikan, terkecuali akomodasi telah dijamin dengan membayar deposit ( kartu kredit atau transfer bank atau voucher yang dijamin oleh agen perjalanan), jika tidak maka komodasi tersebut akan dilepaskan pada pukul 18:00 dan dijual kembali kepada tamu lain. 

Langkah 2: Periksa Jenis Kamar Dan Tanggal Pemesanan

Untuk pemesanan travel agent dan OTA , penting untuk memeriksa kembali jenis Kamar karena biasanya nama setiap tipe kamar di hotel mungkin berbeda dengan yang dipublikasikan di OTA. Misalnya, tipe kamar yang disebut People share di hotel mungkin disebut Kamar Superior di sistem reservasi. Jadi periksa kembali untuk memastikan bahwa kamar yang dipesan cocok dengan yang diblok untuk tamu/agen perjalanan.

Di samping itu contoh lain mengapa memeriksa tipe kamar yang dipesan akurat atau tidaknya, kita perlu memastikan bahwa tamu memesan tipe kamar yang dibutuhkan. Contohnya:

1. Berapa banyak kamar tidur? 
2. Kamar dengan balkon atau teras? 
3. Apakah kamar mandi diperlukan oleh klien yang tidak mau mandi? 
4. Apakah dapat mencoba memasukkan empat tamu ke dalam kamar yang hanya bisa menampung tiga orang saja? 
5. Apakah tampilan penting bagi klien kami? 
6. Apakah kamar harus ditempatkan di lantai bawah karena tamu takut ketinggian, atau berkebutuhan khusus? 
7. Apakah ada permintaan khusus lainnya yang membutuhkan ruang perhatian, contohnya untuk non-perokok dll.

Untuk tanggal booking, padahal saat ini semua booking online sudah terintegrasi otomatis dari web ke software hotel atau PMS. Selalu disarankan untuk memeriksa ulang tanggal sesuai dengan catatan pemesanan, mungkin ada kesalahan teknis yang mungkin memengaruhi tanggal pemesanan saat hal yang sama diimpor ke PMS.

Juga, jika permintaan pemesanan telah datang melalui email atau faks, pastikan bahwa tanggal dan bulannya tidak kebalik, mungkin cara penulisan tanggal regional hotel adalah DD/MM/YYYY tetapi di wilayah agen perjalanan, tanggalnya mungkin ditulis sebagai MM/DD/YYY. 

Untuk menghindari kebingungan semacam ini, cara yang jelas untuk menyatakan tanggal yang diperlukan adalah dengan mengatakan sejelas mungkin seperti '26 Juni selama 3 malam, atau 'Check-in pada 23 Mei 2021 dan check-out pada 25 Mei 2021', tidak akan terjadi kebingungan atau menebak-nebak di Front Office.

Langkah 3: Periksa Tarif Atau Tarif Yang Berlaku

Agen resepsionis harus selalu memeriksa ulang tarif yang dipesan (sesuai voucher atau korespondensi) dengan tarif yang diterapkan pada catatan reservasi di PMS. Ada banyak cara tarif mungkin salah diambil saat pemesanan diimpor atau dimasukkan secara manual.

Selain itu, perlu diperhatikan lagi mengenai paket makanan yang disertakan dan inklusi paket yang perlu diperiksa ulang dan diterapkan dengan benar ke reservasi. Misalnya: AP , MAP , Penjemputan di bandara, Dinner Time, dll.

Last but not least pilih TAC yang berlaku dalam pemesanan untuk memastikan komisi yang sesuai dan akan dibayarkan ke agen perjalanan. Juga, jangan lupa untuk memilih fungsi sembunyikan 'tarif pada kartu pendaftaran ' di PMS untuk semua pemesanan travel agent.

Langkah 4: Periksa Kebijakan Pemesanan Dan Biaya Pembatalan

Saat anda mengirimkan surat konfirmasi ke travel agent, pastikan untuk menerapkan kebijakan pemesanan dan kebijakan pembatalan yang ditetapkan manajemen hotel.

Travel Agent harus memberi tahu kliennya tentang biaya pembatalan pada saat melakukan pemesanan kamar di hotel. Selain itu, periksa apakah voucher konfirmasi telah dibuat dengan benar dan, jika ada rencana perjalanan yang panjang, apakah voucher terpisah telah dikeluarkan untuk setiap hotel, dll.

Daftar Periksa Untuk Memproses Pemesanan Agen Perjalanan

Mengecek daftar periksa akan membantu menghindari kesalahan konyol yang dapat dengan mudah terjadi saat memproses pemesanan. 

Berikut poin utama yang perlu diperhatikan saat melakukan reservasi untuk Travel Agent di Hotel:

• Periksa nama tamu, alamat, email, ponsel dan nomor kontak.
• Cek tarif adalah Rate Rack yang dikutip per kamar atau per orang.
• Apa yang termasuk tarif disana apakah seperti, tax, meal plans, service charge?
• Apakah ada tambahan untuk pemandangan, balkon, fasilitas dll?
• Apakah ada biaya pembatalan atau kebijakan untuk hal tersebut?
• Apakah tanggal pemesanan sudah benar?
• Apa kebutuhan dasar seperti makan termasuk AP, MAP, CP , EP dll.
• Apakah ada perubahan itinerary? Jika demikian, apakah kami telah mengubah reservasi hotel?
• Kapan dan berapa komisi yang harus dibayarkan kepada agen perjalanan (pilih TAC yang benar untuk pemesanan)?
• Masukkan instruksi penagihan yang benar untuk reservasi.
• Masukkan petunjuk step penagihan yang benar ke reservasi.
• Pastikan melampirkan semua korespondensi reservasi seperti voucher dll ke pemesan.
• Tambahkan jejak dengan instruksi atau berbagi data dengan departemen lain.
• Harus mengirimkan surat konfirmasi ke Travel Agent/Booker.
• Jika Travel Agent ini adalah sebuah rencana perjalanan ke beberapa hotel lain, pastikan untuk membuat surat konfirmasi terpisah untuk setiap masa inap di setiap hotelnya.

Images Source Bye: freepik.com