GENERAL SHIFT | DAFTAR TUGAS HARIAN OPERATOR TELEPON HOTEL

Contoh Daftar Tugas Harian Operator Telepon 

Tanggal:________

Kode Emp / Nama:______

 Waktu:______

Tugas:______

Selesai:______

09:00 – 09:30

Baca Front office Log Book dan Operator Log Book.

Prepare task list working dari departemen Front Office.

 09:30 – 13:00 

Uji apakah switchboard dan sistem saluran informasi hotel berfungsi dengan baik.

Pastikanlah sistem PBX berfungsi dengan baik dan pastikan biaya panggilan sudah masuk ke sistem PMS hotel.

Periksa Wakeup call log book dan perbarui informasi ke PMS atau switchboard jika diperlukan.

Periksa efektifitas sistem all pending morning wake up calls.

Menangani semua panggilan keluar dan masuk hotel dalam tiga kali deringan telepon. 

Check Stationary (Cetak Voucher tunjangan bila diperlukan).

Pantau Fax yang masuk dan kirimkan ke kamar tamu atau departemen lain secara tepat waktu.

Terus berhubungan dengan Concierge dan Receptionis.

Menerima semua panggilan masuk dan keluar. 

Jika diperlukan Membantu tim front office /staf resepsionis selama jam sibuk hotel saat check-in grup. 

Perbarui profil Tamu sebagai referensi dari setiap pertanyaan / panggilan yang di lontarkan. 

Meneruskan panggilan ke Duty Manager / Asst. Manajer / Supervisor FO untuk pertanyaan masuk mengenai kamar (Ketersediaan & Tarif).

Prepare Afternoon Meeting.

13:00 – 13:30

Hadiri FO Afternoon Meeting.

Bangun komunikasi dengan Housekeeping supervisor dan Room Attendant. 

Periksa Email masuk dan teruskan ke kamar atau departemen yang di tuju masing-masing. 

Pastikan semua pesan untuk departemen internal dan pesan dari tamu ditangani secara efisien

Perbarui data operator log book accordingly.

Update directory information di sistem PMS.

Periksalah morning call record dan file dokumen tamu yang di pesan.

Update the rebate / Allowance Log Books anda.

Pindai formulir rabat & dokumen pendukung hari ini atau fotocopy dokumen fisik di NM Tray.

 19:00 – 19:30

Last Follow up tugas tugas untuk shift malam.

Tanda Tangan: ________________

 Diverifikasi Oleh: _________

Images Source By: freepik.com