6 POINT | PROSEDUR TAHAPAN CHECK-IN DI HOTEL

6 Tahapan Prosedur Check-In Tamu Di Hotel

Prosedur check in di hotel melibatkan beberapa tahapan dari mulai kedatangan tamu sampai dengan pemberian kunci kamar kepada kamu. Dibawah ini 6 langkah proses check-in kamar di hotel. Diantaranya sebagai berikut:

1. Penerimaan dan Pendaftaran 
2. Alokasi kamar 
3. Pembayaran di muka yang aman 
4. Layanan informasi 
5. Lengkapi formalitas check-in 
6. Buka folio tamu 

Untuk resepsionis yang menggunakan sistem operasi manual atau semi-otomatis, prosesnya dimulai saat para tamu tiba di hotel dan disambut oleh staf front office, setelah itu mereka menyelesaikan formalitas pendaftaran, dan akhirnya para tamu diberikan kunci kamar dan kamar pun dikeluarkan. 

Dalam sistem yang sepenuhnya otomatis, aktivitas yang sama dilakukan secara otomatis dengan self-service terminals locate yang terletak di lobi hotel.

Prosedur untuk check-in dapat disimpulkan dalam 6 tahapan berikut ini:

Tahap 1: Penerimaan Dan Pendaftaran

Menerima Tamu Di Depan Pintu Masuk Lobby 

• Buka pintu dan sambut tamu.
• Staf doorman menginformasikan bellman untuk pick-up barang bawaan tamu.
• Bawa barang bawaan tamu ke lobby (Jika tim Bellman tidak tersedia maka Door Man harus membantu membawakan barang bawaan).
• Mengantar tamu ke meja resepsionis (biasanya dilakukan oleh bellboy / porter ).
• Sediakan welcome drink dan welcome gift jika ada (Seperti Spice Garland, Spice box, Juice dll).

Menerima Tamu Di Meja Resepsionis

Tamu akan menuju ke meja reservasi dan akan mulai menyelesaikan langkah-langkah pemesanan kamar. Dan yang harus Front Office lakukan sebagai berikut:

• Sambut tamu segera dengan senyum ceria dan menyenangkan.
• Cari informasi mengenai alamat dengan nama keluarga yang sesuai, jika diketahui.
• Minta detail reservasi seperti nama belakang tamu, nomor konfirmasi, sumber pemesanan, dll.
• Permintaan kartu identitas tamu atau paspor.
• Permintaan kartu nama tamu jika ada.
• Daftarkan tamu di sistem komputer dan lengkapi form registrasi.
• Verifikasi informasi pendaftaran terhadap reservasi yang dibuat untuk memastikan keakuratan nama, tanggal, dan mekanisme pembayaran.
• Stamp waktu check-in pada form registrasi.
• Tunjukkan check-in di software hotel / PMS.
• Lakukan pemeriksaan akhir form registrasi untuk  ditandatangani tamu.
• Diskusikan preferensi kamar dengan tamu sesuai ketersediaan, atau pilih kamar yang tersedia yang "siap pakai" dan alokasikan kamar tersebut pada tamu.
• Catat detail keberangkatan/Checkout yang diharapkan.
• Catat jika ingin pengantaran ke bandara, permintaan khusus, dll.

Tahap 2: Alokasi Ruangan Kamar

Alokasikan kamar berarti memberikan ruang kamar tidur yang sudah disiapkan barcode ( VR ) kepada tamu untuk menginap.

Untuk tamu yang langganan, tetapkan kamar sesuai preferensi sebelumnya.

Untuk mengalokasikan kamar tamu, informasi yang akurat mengenai status kamar akan diperlukan. Untuk tujuan ini, room status board atau room rack disimpan di bagian meja penerimaan tamu.

Ketika ruangan telah dialokasikan, resepsionis harus memblokir atau beri kode kamar seperti telah dijual.

Siapkan key card dan nomor kamar lalu memasukkan tanggal check-in dan check-out , sebutkan harga dan tawarkan kepada tamu untuk ditandatangani.

Berikan kunci kamar kepada tamu atau porter.

Catat kedatangan tamu pada daftar kedatangan harian.

Tahap 3: Pembayaran Uang Muka Yang Aman

Prosedur uang muka harus digunakan untuk tujuan keamanan. Biasanya dilakukan dengan menerima setoran tunai atau pembayaran dengan kartu kredit.

Saat menangani uang muka, baik tunai/cek. Simpan struk tanda terima uang tunai / cek dan mencatat pembayaran tamu di buku besar.

Terima kartu kredit dan evaluasi batas kredit tamu dan ketersediaannya.

Dapatkan struk kartu dari mesin EDC dan mintalah tanda tangan tamu.

Dapatkan pra-otorisasi (pre-auth) dari perusahaan Kartu Kredit atau mesin EDC untuk jumlah yang diperlukan dan catat hal yang sama untuk reservasi.

Tahap 4: Layanan Informasi

Resepsionis bertanggung jawab untuk menginformasikan tamu tentang fasilitas dan layanan yang ditawarkan oleh hotel. Hal ini membantu para tamu untuk mengenal fasilitas hotel dan juga untuk meningkatkan penjualan produk. Pada titik ini, resepsionis harus memperhatikan poin-poin di bawah ini:

Menawarkan pada tamu tentang kegiatan, fasilitas, dan layanan hotel dengan arah dan lokasi.

Tanyakan apakah tamu memerlukan panggilan bangun tidur (wake up call). Jika demikian, catat dengan benar.

Tahap 5: Selesaikan Dokumen formalitas Check-in.

Setelah formalitas check-in selesai:

Bellboy atau GRE harus mengantar tamu ke kamar yang dialokasikan.

Beri tahu departemen dan bagian lain tentang kedatangan tamu dengan slip pemberitahuan kedatangan.

Tahap 6: Buka Folio Tamu

Buka tagihan / folio / folder tamu dan hapus salinan tagihan lama.

Catat informasi utama untuk tujuan penagihan ( tarif kamar, jumlah malam, tanggal keberangkatan dan cara pembayaran).

Ajukan tagihan di kotak folio tamu bersama dengan kartu pendaftaran yang sudah diisi.

Images Source By: freepik.com