TIPS MEANGANI PEMBAYARAN DENGAN KARTU KREDIT | DEBIT DI FRONT OFFICE
Penanganan Pembayaran Kartu Kredit Di Front Office
Sebelum melakukan transaksi pembayaran dengan kartu kredit dan Debit staff front office harus memastikan beberapa hal sebelum lanjut menangani pembayaran dengan kartu.
Biasanya penggunaan kartu kredit atau debit untuk transaksi pembayaran yang jumlah nominal nya besar , maka dari itu harus berhati-hati dalam melayani tamu yang menggunakan kartu elektronik ini.
Konfirmasikan bahwa nama pada kartu sama dengan nama orang yang menunjukkan kartu untuk pembayaran. Gunakan kartu identitas tambahan seperti KTP ,SIM atau bentuk lain yang dapat diterima. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi.
Periksa kartu tamu dan lihat apakah ada ciri yang aneh atau terdapat tanda-tanda perubahan yang jelas.
Konfirmasikan pada tamu bahwa kartu tersebut valid, jika kartu tersebut belum kedaluwarsa dan masih berlaku.
Minta tanda tangan tamu pada struk pembayaran dan Bill.
Bandingkan tanda tangan di bagian belakang kartu dengan yang dibuat oleh tamu yang membayar dengan kartu tersebut.
Inisial tanda terima kartu kredit pada laporan audit nantinya ini harus dilakukan oleh karyawan yang memproses tagihan.
Hancurkan kertas struk, jika tidak digunakan, energi yang berkaitan dengan keamanan.
Ambil pre-authorisation berdasarkan kebijakan hotel (biasanya untuk menyelesaikan biaya uang muka menginap kamar) dan simpan kode pre-authorisation di tempat yang aman.
Simpan tagihan kartu kredit yang belum diproses di tempat yang aman, untuk membatasi kemungkinan dicuri.
Jangan mengeluarkan uang tunai sebagai pengganti biaya administrasi kartu kredit. Karena akan bermasalah pada saat anda melakukan report atau membuat laporan shift anda saat itu, akan ada perbedaan Nominal antara Cash dan Credit Report.
Jangan menulis nominal dalam jumlah tertentu sebagai tip dari tamu anda pada mesin EDC kartu. Uang tip ini harus diberikan oleh tamu, secara langsung saja, kecuali tip itu di wajibkan dan aturan itu telah dikomunikasikan sebelumnya kepada tamu.
Hitung tagihan kartu kredit setiap hari, pastikan untuk memeriksa bahwa prosedur sebelumnya telah diikuti. Jika belum, segera ambil tindakan korektif untuk memastikan prosedur kebijakan berjalan.
Selalu gunakan credit card tokenisation function Jika perangkat lunak hotel anda mendukung hal yang itu. Ini akan menghindari kebutuhan untuk menyimpan data kartu kredit yang sebenarnya di dalam perangkat lunak hotel.
Periksa kertas dan tinta di dalam mesin EDC, jangan sampai kehabisan. Jika stock Kertas khusus untuk mesin EDC akan segera habis maka komunikasikan dengan kantor penyedianya, agar segera dikirimkan kembali pada anda.
Images Source By: freepik.com