PROSEDUR SAFE DEFOSIT BOX DI PERHOTELAN

Prosedur Safe Deposit Box Di Hotel

Prosedur Safe Deposit adalah aturan yang ditetapkan oleh hotel pada setiap tamu yang menginap untuk menyimpan nominal uang tertentu di Front Office.

Uang deposit ini juga dapat sebagai jaminan jika para tamu hotel melakukan tindakan yang tidak dibenarkan contohnya penguntitan dan pencurian peralatan hotel ketika para tamu itu check out atau terdapat tunggakan di restoran dan Departemen lainnya.

Prosedur ini akan memastikan bahwa semua staf mematuhi penggunaan Safe Deposit ini oleh tamu yang terdaftar ,dan tidak boleh diberikan kepada tamu yang tidak terdaftar.

Tidak mematuhi aturan dan melakukan pelanggaran serta kegagalan persyaratan yang harus dipenuhi dapat mengakibatkan hilangnya uang deposit anda.

Setiap penyimpangan dari prosedur ini harus ditinjau oleh manajemen.

Tanggung Jawab: Hotel Manager bertanggung jawab atas pelaksanaan prosedur dan pelatihan staff front office. Selalu melakukan Audit berkala dan terdokumentasi.

Deposit box Location: Area yang terlindungi harus disediakan untuk aktivitas tamu dengan safe box nya. Entri berankas harus melalui perangkat pengunci yang diaktifkan dengan kunci atau kode. Jika area tersebut tidak tertutup, lokasi yang digunakan harus memberikan keamanan yang memadai. Contoh lokasi yaitu, back office , business center. 

Penggunaan kamera CCTV direkomendasikan untuk ruangan tertutup agar seseorang yang tidak seharusnya berada di sana dapat dipantau.

Limits of liability:  Setiap Hotel harus menetapkan batasan khusus untuk kewajiban Deposit ini dari setiap tamu yang menginap. Batas tanggung jawab hotel untuk safe deposit box diantaranya:

1. Secara tertulis pada kartu Perjanjian Safe Deposit Box (beserta nomor referensi undang-undang negara bagian),
2. Diposting di atas brankas, dan
3. Ditutup dan ditempatkan pada bagian dalam baki brankas. Jumlah nominal yang tercantum harus sama dengan peraturan terkait.

Safe Deposit Box Key: Kunci tamu untuk Box deposit harus disimpan di lemari kunci yang terkunci sampai dikeluarkan di hari check out. Kunci kabinet ini adalah selalu berada di MOD ,gantungan kunci yang dibuat berbeda pula. Kunci-kunci terkait kunci yang lainnya tidak boleh disimpan dan disatukan dengan kunci ini.

Contoh penyimpanan kunci ini

1. 1) Di dalam laci.
2. 2) Di pintu kotak kosong, atau
3. 3) Pada pengait/cincin di belakang meja depan/resepsionis

Prosedur Sign Up Dan Cara Penggunaan Deposit 

Tamu yang terdaftar melengkapi Perjanjian Safe Deposit Box.  

Staff front office harus mengecek kartu tanda pengenal untuk kelengkapan, mengisi waktu dan tanggal penerbitan box. Kartu harus disimpan berdasarkan kotak/nomor kunci.  

Agen menyerahkan kunci kotak kepada tamu dan memberitahu dia tentang ''one-key policy'' dan akan ada biaya pengeboran box jika kunci hilang.

Tamu harus diantar staf ke area brankas.  

Agen FO membuka kotak dengan memasukkan kunci tamu.  

Baki kotak dikeluarkan oleh agen dan diberikan kepada tamu beserta kuncinya. Tamu menempatkannya ke dalam baki.  

Tamu mengembalikan baki ke staf, bersama dengan kunci kotaknya. Setelah mengunci kotak, staf mengembalikan kunci tamu dan mengamankan kunci kontrol.

Prosedur Untuk Mengakses Kotak

Ketika seorang tamu ingin mengakses kotaknya, prosedur berikut harus dilakukan:

Jika tamu ingin mengakses kunci box nya. Staff front office langsung menanyakan nama tamu tersebut. Staff FO akan meminta Agreement Card dan memverifikasi identitas tamu di sistem.

Ini termasuk nomor kamar, alamat rumah, dan informasi lain yang tercantum pada kartu.

Setelah konfirmasi identitas tamu, staf Front Office meminta tamu menandatangani slip Akses Safe Deposit Box. 

Tanda tangan akan dicocokkan dengan yang asli pada agreement card. Jika tanda tangannya sama, agen akan menandatangani dan memberi tanggal pada slip akses dan menstaplesnya ke kartu perjanjian. Semua slip akses berikutnya dijepit ke kartu.

Procedures Surrendering Box: Prosedur penyerahan safe deposit box berikut ini harus diperhatikan setiap kali tamu ingin menyerahkan boxnya.

Setelah tamu mengosongkan tray dan mengembalikannya ke FO, agen harus menanyakan apakah tray uangnya kosong. Jika tamu mengatakan ''Ya,'' agen harus memeriksa secara visual tray.

Staff mengembalikan tray ke dalam Box, memasukkan, menguncinya, dan menyimpan kuncinya.

Tamu menandatangani dan memberi tanggal pada baris di bagian belakang Agreement Card untuk menyerahkan kotak tersebut. Agen FO mengkonfirmasi ,menandatangani dan memberi tanggal pada kartu. Kartu tersebut diarsipkan dengan form registration hotel.

Prosedur Check-out Tanpa Menyerahkan Deposit Box

Prosedur berikut harus diikuti setiap kali tamu check out dari hotel tanpa mengosongkan deposit nya. Jadi sewaktu waktu tamu ingin check-in kembali tidak harus mengisi nominal uang deposit box lagi , karena sudah ada akun sebelumnya.

1. Tamu harus mengirimkan surat yang menunjukkan: Sebuah permintaan agar isi kotak itu dibuka atau tidak di buka
2. Uang depositnya dikembalikan ke tamu
3. Deposit itu ditransfer langsung ke rekening tamu dll.
4. MOD dan satu agen front desk harus ada saat kotak dibuka.
5. Surat tamu ditandatangani dan diberi tanggal oleh MOD dan agen FO, yang menunjukkan bahwa instruksi tertulis telah dibuat dan dijalankan.

Poin-Poin Surat Perintah Untuk Box Deposit

Setiap kali petugas penegak hukum memberikan surat perintah untuk membuka isi brankas, prosedur berikut harus diikuti:

Manajemen hotel menyimpan salinan surat perintah dari kepolisian.

MOD hadir ketika kotak dibuka dan isinya diinventarisasi.

Surat perintah ditandatangani dan diberi tanggal oleh MOD, yang menunjukkan bahwa kotak dibuka dan semua isinya diserahkan kepada petugas kepolisian.

Tata Cara Menangani Deposit Box Yang Terbengkalai

Manajer harus menentukan apakah properti di brankas telah ''ditinggalkan'' oleh pemiliknya harus dipertimbangkan dengan hati hati sesuai dengan hukum setempat. Proses tersebut harus melibatkan General Manager hotel, dan mendokumentasikan lengkap dari semua tindakan harus dipelihara.

Procedures Special Requirements

Tamu Kehilangan Kunci

Deposit box yang memiliki 1 buah kunci yang dipegang oleh pemilik yang sah , jika kunci tersebut hilang maka harus dibor oleh teknisi yang berpengalaman. Proses ini disaksikan langsung oleh MOD , dan didokumentasikan untuk barang bukti. kamu yang kehilangan kunci ini akan dikenakan biaya pengeboran sesuai dengan kebijakan hotel.

Hotel Kehilangan Kunci 

Untuk menjaga integritas sistem brankas, kunci kontrol baru harus dibuat untuk semua kunci kontrol yang diganti.

Retensi Catatan

Catatan brankas (kartu, surat tamu, waran, dll.) harus disimpan selama tujuh (7) tahun.

Audit

Kunci, kartu, dan kotak harus diaudit setiap malam oleh auditor malam . Manajer hotel harus melakukan audit program brankas setidaknya setiap tiga bulan. Semua audit harus didokumentasikan.

Di zaman yang modern ini sistem minimum deposit sudah tidak menggunakan lagi box deposit manual yang memakai kunci dan kotak. Sekarang ini biasanya deposit dilakukan menggunakan sebuah akun atau ditransfer langsung pada rekening hotel dengan nominal minimal deposit yang ditetapkan oleh manajemen hotel tersebut. 

Keuntungan menggunakan sistem terbaru ini sangat memudahkan semua staf dan tamu karena tidak ribet harus memakai aturan-aturan untuk mengamankan box. 

Penggunaan uang digital atau dengan m-banking transfer sangat berpengaruh terhadap kecepatan transaksi di meja depan front office. Dan juga ketika tamu tersebut check-out sistem hotel akan langsung otomatis mentransfer deposit bank pada rekening tamu tersebut.

 

Images Source By: freepik.com