PROSEDUR | PROSES PENANGANAN CHECKOUT TERLAMBAT DI FO
Proses Dan Prosedur Checkout Terlambat DI Front Office
Checkout terlambat atau Late Checkout ini adalah tamu yang menginap di kamar hotel dan belum mengosongkan kamar di keesokan harinya pada saat waktu checkout berlaku, bahkan setelah waktu check-out normal hotel yang biasanya pukul 07.00-11.00 siang.
Tergantung pada kebijakan manajemen hotel sendiri dalam menanggapi permintaan keterlambatan check-out in,i yang memang mesti diakomodasi tanpa biaya atau semua keterlambatan check-out akan dikenakan biaya tambahan seperti additional late checkout fee lain yang sekarang banyak diterapkan di hotel-hotel.
Pada saat proses pendaftaran tamu, staf front desk biasanya disclaimer latest checkout, yaitu pernyataan mengenai biaya tambahan untuk checkout di atas jam 12.00 siang.
Tapi biasanya bila memungkinkan, Front Office harus mencoba untuk mengakomodasi permintaan terlambat check-out tanpa biaya. (Sesuai dengan kebijakan manajemen).
Pada pukul 12.00 (waktu checkout standar hotel) setiap harinya manajer juga harus mencetak semua daftar tamu yang akan datang ,untuk mempersiapkan ruangan agar tidak terjadi masalah.
Panggilan tindak lanjut harus dilakukan ke kamar tamu atau ke pemesan tamu (jika tamu tidak dapat dihubungi) dan yang terpenting konfirmasi ulang waktu keberangkatan pada sistem,jangan sampai kita yang salah.
Duty Manager harus memasukkan komentar yang sesuai pada sistem bersama dengan perkiraan waktu keberangkatan yang baru.
Biaya Keterlambatan Check Out (Late Check-out) Yang Harus Di Bayar
Di bawah ini contoh biaya perhitungan untuk setiap keterlambatan check out tamu:
- Checkout antara pukul 12:01 hingga 14:00 - 15% dari tarif kamar.
- Checkout antara pukul 14:01 hingga 16:00 - 20% dari tarif kamar .
- Checkout antara pukul 16:01 hingga 18:00 - 50% dari tarif kamar.
- Checkout antara pukul 18:01 hingga 00:00 - Tarif kamar penuh.
Jika Tamu Meminta Keterlambatan Check Out
Periksa posisi hotel dan konfirmasi kembali kepada tamu jika permintaan untuk check-out lebih lambat ini dapat diakomodasi (dengan biaya/tanpa biaya tambahan).
Jika anda tidak dapat menyetujui permintaan keterlambatan check-out, maka peraturan yang baru harus dibuat untuk penyimpanan barang bawaan tamu dan boleh menyarankan untuk memesan tentang fasilitas hotel lainnya Contoh: SPA , Kolam renang dll ,agar tamu tersebut dapat tinggal lebih lama.
Setelah permintaan check-out terlambat disetujui oleh Front Office, resepsionis harus memasukkan waktu keberangkatan baru ke catatan reservasi perangkat lunak hotel.
Catatan atau jejak yang sesuai juga harus dimasukkan, sehingga manajer atau staf Front Desk lainnya mengetahui bahwa check-out terlambat telah disetujui untuk tamu ini ,saat melakukan panggilan lebih lanjut.
Beri tahu departemen housekeeping tentang perkiraan waktu checkout yang sebenarnya.
Ketika tamu melakukan check out dari kamar, Housekeeping harus segera diberitahu, agar kamar dapat dirapikan sesegera mungkin.
Tamu terakhir yang dapat check-out tanpa biaya tambahan adalah pukul 18:00. Setelah waktu tersebut, tarif penuh harus berlaku, karena layanan Housekeeping biasanya tidak dapat menyelesaikan kamar ini tepat waktu untuk dijual kembali.
Jika ada perselisihan tamu, maka Front Office Manager akan memiliki kebijaksanaan untuk memberikan keterlambatan check-out dalam keadaan luar biasa (exceptional circumstances).
Images Source By: freepik.com