NIGHT AUDIT | AUDIT MALAM HARI OLEH FRONT OFFICE
Audit Malam Proses Akhir Hari Di Front Office
Night Audit adalah proses peninjauan atau pembukuan seluruh outlet dan departemen di hotel pada malam hari yang dilakukan oleh staf front office department.
Audit malam adalah waktu yang pas untuk melakukan audit karena pada jam dini hari tersebut tidak terlalu banyak gangguan dan sebagian outlet ditutup selama waktu itu. Sehingga staf dapat fokus maksimal dan meminimalisir kesalahan ,karena pada jam itu staff FO akan tidak terlalu banyak yang dikerjakan.
Audit juga bisa disebut sebagai tinjauan harian transaksi semua akun tamu yang dicatat di buku dan semua transaksi outlet outlet pendapatan hotel.
Audit malam umumnya memiliki beberapa fungsi, contohnya di bawah ini:
- Shift Commencement
- Perpindahan shift atau serah terima dari shift malam ke shift pagi.
- Menghitung ,counting dan tallying float kas.
- Mencetak shift reports.
- Opening night audit cashier.
- Membaca Log Books dan juga mencatat tugas tugas yang akan datang / menindaklanjuti yang tertunda dari shift sore.
- Mencari jejak yang tidak jelas untuk hari itu dan ambil tindakan yang diperlukan.
- Balance Food And Beverage outlets
Pada saat Audit malam semia Outlet makanan dan minuman akan menutup restoran mereka pada jam malam dan menyerahkan beberapa dokumen penting mengenai hasil penjualan di hari tersebut dan menyerahkan pendapatan berupa uang tunai di hari tersebut pada front office.
Outlet akan menutup ordernya, menyerahkan salinan cek atau struk debit dari mesin EDC dan berupa laporan laporan keuangan.
Print semua laporan penjualan (Daily sales report) Outlet dari perangkat lunak Front office atau di PC departemen masing-masing. Dan hitung / kalkulasikan keseluruhan pendapatan secara manual samakan data tadi dengan data pada perangkat lunak Point of Sale atau Software yang dipakai di hotel anda.
Ini akan memastikan bahwa semua pendapatan yang dihasilkan di software telah dicatat oleh komputer.
Jika ada cek/struk EDC ATM yang hilang maka harus di posting secara manual.
Hitung semua uang tunai di laci kasir dan print data yang ada di sistem pada kertas sebagai tanda terima uang tunai untuk di kirimkan ke Front Office yang akan dilakukan oleh tim restoran.
Periksa apakah ada Tips untuk staf restoran pada kartu kredit ,setelah membuat entri pembayaran dengan tamu sesuai standar.
Setelah semua restoran mendealkan hasil pendapatan berupa uang tunai, periksa Payment Master Room (PM) untuk Uang Tunai, Kartu Kredit, dan Buku Besar . (Misalnya: 9001, 9010, 9015 dll.)
Periksa PM posting yang hilang dan cari apakah ada posting form antarmuka yang hilang ,atau tergeletak di folio atau dimana.
Check-out the Lost posting PM room setelah melakukan pengibahan data.
Mungkin saja cara diatas berbeda dengan yang dilakukan di hotel kalian ,bisa jadi sistem yang dipakai di hotel kamu itu berbeda dari cara yang kami sampaikan diatas yang menggunakan sistem POS.
Audit Dan Mempersiapkan Segala Sesuatunya Untuk End of Day.
Simpan salinan duplikat struk pembayaran kamar yang diurutkan menurut nomor lantai / nomor kamar dan letakkan di folder / slot kamar masing-masing.
Cetak Pembayaran yang dilakukan hari ini dengan semua Metode Pembayaran ( Tunai, Kartu Kredit, Tagihan ke Perusahaan, dll. ) dan kalkulasikan semua dengan data pembayaran yang sesuai di hari itu.
Keluarkan semua Faktur yang dihasilkan untuk hari itu dan centang di sistem "Payment Report" untuk hari itu untuk menunjukkan bahwa jenis pembayaran dan jumlah yang muncul di folio sesuai dengan jumlah dan jenis pada laporan.
Selesaikan semua audit tagihan perusahaan untuk hari itu dan pastikan bahwa surat tagihan sesuai dan salinan struk EDC restoran dilampirkan dengan sesuai.
Print Reports All Interfaces Dari Sistem PMS
Posting report untuk posting kamar dengan Telepon.
Posting report untuk posting kamar dengan Internet.
Posting report untuk penyewaan pemutar Film Dalam Kamar.
Lihat laporan pada sistem untuk semua interface di atas dan hitung semua pendapatan setiap interface dengan yang diposting di PMS.
Lingkari transaksi terakhir untuk memverifikasi dan juga untuk memastikan bahwa tagihan terakhir telah diposting di malam hari dan tidak berhenti di siang hari.
Rekonsiliasi semua posting ini harus disesuaikan dengan transaksi akun tamu.
Menandatangani semua laporan posting.
Catat semua kamar yang Kosong , buat status kamar.
Hitung Kunci di slot penyimpanan kunci ( Untuk hotel menggunakan kunci Manual Metal )
Periksa rate check report / Rate variance report
Pastikan bahwa tarif kamar sudah benar dan masukan tarif pada nominal tarif reservasi yang sudah disepakati.
Setiap kamar dengan tarif Nol rupiah harus diselidiki dan diidentifikasi sebagai kamar Sharer, Complementary, House user atau PM rooms.
Selidiki semua perbedaan Tarif.
Periksa penetapan yang benar untuk segmen Pasar dan sumber ke reservasi.
Verifikasi semua telah benar dengan mencentang.
Menandatangani laporan jika selesai dibuat.
Pembayaran Kartu Kredit
Print 'Payment report only Credit Card' dari sistem PMS.
Lakukan Batch closing pada semua mesin EDC/CCD.
Bandingkan antara settlements Batch dengan laporan 'Kartu Kredit' yang dicetak dari PMS.
Beri tanda centang di sebelah laporan untuk menunjukkan bahwa dokumen sudah beres dan lengkap.
Lakukan ini semua untuk pembayaran yang dilakukan hari ini. Semua dokumen laporan harus berurutan.
Harap pastikan map mesin EDC ketika melakukan audit akan muncul penyelesaian berhasil.
Lengkapi formulir rekonsiliasi credit card.
Baik PMS dan kartu kredit harus seimbang satu sama lain.
Selesaikan penyelesaian di semua mesin EDC credit card yang di pakai di jam jam malam ,saat closing.
Periksa Bill Yang Tertunda
Periksa semua Bill tertunda yang tersisa.
Periksa untuk kamar kamar yang telah dibayar di muka , atau gambar yang memiliki jaminan perusahaan.
Semua tamu yang baru datang dan belum membayar jangan dahulu diproses sebagai EOD.
Periksa Pending Keberangkatan.
Tinjau keberangkatan yang tertunda.
Jika ada keberangkatan tamu yang masih tersisa ,cross check dengan ell boy errand card untuk mencari informasi keberangkatan tamu untuk memastikan bahwa kamar telah kosong. Dan cek check out untuk hal yang sama di sistem.
Saldo Uang Tunai
Ambil nominal uang di laci FO sesuai transaksi yang diurutkan berdasarkan MOP yang dicetak sebelumnya.
Verifikasi semua nominal uang tunai
Kalkulasikan saldo setiap pembayaran yang dibayarkan untuk hari ini atau sebelumnya.
Siapkan slip setoran dan tas bank (amplop) untuk uang tunai dan struk ATM.
Penutupan Mesin Kasir
Cash Register / Cash register closure. Anda harus memastikan semua mesin kasir ditutup (satu-satunya cara untuk melakukannya adalah memastikan anda memiliki semua laporan penutupan mesin kasir atau dapat menghubungi seluruh outlet bahwa anda akan melakukan audit jadi tidak boleh menerima atau mencetak bill dahulu. Sebelum selesai audit.
Anda harus memastikan bahwa tidak ada keberangkatan/kedatangan struk yang tertunda (termasuk master group card).
Cetak Laporan Shift sebelum penutupan.
Pastikan bahwa semua posting diperhitungkan.
Tutup Mesin Kasir.
Menandatangani laporan yang tercetak saat menutup mesin kasir.
Pre End Of Day Final Check
ALL Cash register CLOSED (buka kembali dan tutup semua register untuk memastikan ditutup).
Tidak ada tamu yang masih dalam proses keberangkatan.
Pastikan tidak ada kedatangan tamu tanpa jaminan yang masih akan tiba pada saat audit sistem.
Periksa apakah printer yang akan anda gunakan untuk print dokumen dengan jumlah kertas yang cukup dimuat dalam menjalankan EOD.
Logout semua komputer kecuali komputer yang akan digunakan untuk EOD.
Menginformasikan semua outlet untuk tidak membuat/mengeprint cek/Bill/Pesanan apapun di sistem komputernya sampai waktu EOD selesai.
Mulai Proses Audit Akhir Hari atau pada Malam hari dengan perangkat lunak Front office.
Setelah Proses EOD Selesai.
Print Newspapers Report dan buat daily newspaper order form.
Serahkan Newspaper report kepada tim Bell Desk.
Laporan diatur untuk dicetak dan di berikan pada General Manager dan semua HOD.
Re check-in semua kamar PM untuk posting POS (Cash, Credit Card, City Ledger, Lost posting)
Images Source By: freepik.com