FUNGSI | TUJUAN | JOB DESK BELL DESK DI HOTEL
Fungsi & Jobs Desk Sebuah Bell Desk
Sebuah Meja Bell Khusus di Lobby Hotel adalah perpanjangan tangan atau pembantu dari Front Of Desk. Pada saat kedatangan para tamu ,tentunya Front Desk (Front Office) memiliki banyak kesibukan mengenai pelayanan pada para tamu ,para tamu pula biasanya datang dengan membawa barang bawaan yang banyak ,sehingga dibutuhkan space yang luas dan tidak mungkin juga semua barang tersebut disimpan di depan meja front office yang akan mengganggu tamu lainnya maka dari itu dibuatlah sebuah meja khusus yang membantu dalam proses pelayanan Reservasi yang disebut dengan Bell of Desk.
Bell Desk di hotel harus terletak dengan jelas dari Front Desk , kasir dan terutama Door Man yang berdiri di luar lobi, sehingga Door Man dapat memberi isyarat kepada Bellboys untuk sebuah pelayanan saat kedatangan tamu. Selanjutnya, penting juga bahwa Bell Desk terletak di dekat pusat bagasi dan pintu masuk barang bawaan tamu.
Lokasi meja juga harus membantu setiap koordinasi dengan Front Office , misalnya untuk kedatangan dan keberangkatan tamu, untuk memvalidasi laporan perbedaan kamar , mengantar tamu ke kamar dll. Dan meja bellman ini dapat melaporkan dan membantu situasi keamanan untuk hal yang tidak diinginkan.
Dan orang bertugas membantu menurunkan dan mengantarkan barang bawaan tamu disebut dengan bellboy.
Fungsi dan tugas utama Bell Desk yang akan dilakukan oleh para bellboy, diantaranya sebagai berikut:
- Penanganan Bagasi (Barang Bawaan Tamu)
- Penanganan Paging dan Pesan
- Pengiriman Koran
- Pengambilan Kunci Kamar saat Keberangkatan,
- Dan Pekerjaan Lainnya.
1) Penanganan Barang Bawaan
Penanganan bagasi tamu dilakukan pada berbagai kesempatan seperti kedatangan, selama menginap (perubahan kamar) dan pada saat keberangkatan. Pada saat kedatangan ketika barang bawaan para tamu dipindahkan dari mobil/taksi ke lobi dan selanjutnya ke kamar yang ditentukan, kegiatan itu disebut "Up bell activity".
Ketika bagasi tamu dipindahkan dari kamar ke lobi dan selanjutnya ke mobil/taksi pada saat keberangkatan, aktivitas ini disebut "Down bell activity".
2) Paging Dan Penanganan Pesan
Selain penanganan barang bawaan, Bell Desk juga bertanggung jawab untuk tempat informasi para tamu. Paging adalah sistem lokasi terkini tamu di hotel. Sering kali tamu in-house menitipkan pesan untuk di panggil dengan telepon jika ada orang yang mencarinya atau juga biasanya tamu tersebut memutuskan untuk berjalan-jalan di area hotel misalnya pergi sebentar ke area bar, restoran, kolam renang, lobi atau lounge, dll. Dari hotel atau bahkan keluar hotel.
Dalam kasus seperti itu, hotel meminta tamu untuk memberi tahu tentang keberadaannya melalui formulir lokasi. Lokasi tamu saat ini diperbarui pada perangkat lunak hotel yang disebut Locator atau Traces. Dalam kasus hotel yang tidak menggunakan perangkat canggih hotel ini , biasanya harus mengisi formulir tamu tetapi dapat diisi berkali-kali oleh staf hotel atas instruksi tamu dan disimpan di folder kamar.
Fungsi Bell Desk juga untuk menangani dan mendistribusikan surat, kurir dan pesan yang diterima oleh front desk jika tamu tidak hadir ke kamar masing-masing.
4) Pengiriman Surat Kabar
Sesuai dengan kebijakan hotel masing masing, semua tamu hotel biasanya menerima koran hotel setiap paginya. Bellboy shift malam bertanggung jawab untuk mengantarkan koran ke semua kamar dan area restoran. Bell Kapten juga bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dengan distributor surat kabar dan memesan jumlah yang diperlukan koran yang sesuai dengan jumlah ruangan yang ditempati.
5) Pengambilan Kunci Kamar Pada Saat Keberangkatan
Fungsi lain yang sangat penting dari Bell Desk adalah pengumpulan kunci kamar dari setiap tamu yang check out dan menyimpannya di Front Office. Tergantung pada jenis kunci yang digunakan oleh hotel baik kunci manual atau kartu kunci , staf Bellboys harus selalu mengawasi dan mengingatkan tamu pada saat checkout untuk menyetorkan kunci kamarnya.
6) Pekerjaan Lain-Lain
Macam-macam pekerjaan seperti penanganan perangko, kartu pos, pengambilan kurir, mengurus surat keluar tamu, first aid box, over the counter medicine kit, melaksanakan tugas luar untuk tamu dan hotel seperti melayani welcome drink, membelikan bioskop tiket, pemindahan file dan dokumen, serta pergi ke bank, kantor pos dan juga mengunggah atau menyusun laporan polisi atau laporan imigrasi.
Images Source By: freepik.com