CARA MENANGANI PEMBATALAN RESERVASI DI HOTEL

TIPS BAGAIMANA CARA MENANGANI PEMBATALAN ACARA ATAU RESERVASII OLEH TAMU DI FRONT OFFICE HOTEL.
CARA MENANGANI PEMBATALAN RESERVASI DI HOTEL

Penanganan Pembatalan Reservasi Di Hotel

Pembatalan reservasi di hotel sering umum terjadi yang umumnya sering terjadi di Department Front Office dan banyak dilakukan oleh para tamu yang disebabkan karena berbagai macam alasan.

Pembatalan atau cancel biasanya berupa pemesanan kamar atau ruangan acara berupa meeting room dan lain sebagainya.

Pembatalan reservasi harus menginformasikan hotel bahwa kamar yang telah dipesan sebelumnya tidak dapat dihuni dan tersedia kembali untuk disewakan pada tamu lain.

Hotel harus membuat pemrosesan pembatalan menjadi mudah dan efisien. Pembatalan Reservasi kamar ,sama halnya seperti layanan tamu lainnya, mengharuskan staf hotel bersikap sopan, sopan, dan seefektif mungkin.

Hal-hal berikut yang harus diperhatikan dengan hati-hati pada saat pembatalan reservasi yang tidak dijamin atau tanpa uang muka (non-guaranteed reservation). Diantaranya sebagai berikut:

  1. Dapatkan nama lengkap dan alamat tamu.
  2. Jumlah kamar yang dipesan.
  3. Tanggal kedatangan dan keberangkatan 
  4. Nomor tamu untuk konfirmasi reservasi jika tersedia.
  5. Nama dan nomor kontak orang yang menelepon  pembatalan pemesanan.
  6. Alasan pembatalan.

Informasi ini akan memastikan bahwa catatan reservasi valid dan dapat diakses oleh staf reservasi lain. Setelah mencatat pembatalan, jika memang tersedia ,FO dapat memberikan nomor pembatalan kepada tamu/penelepon yang telah membatalkan pemesanan. 

Agen reservasi harus memastikan bahwa reservasi yang benar telah dibatalkan dan juga dapat bertanya kepada tamu apakah mereka ingin membuat reservasi alternatif untuk tanggal lain.

Membatalkan reservasi Dijamin Kartu Kredit (Credit Card Guaranteed reservations)

Saat membatalkan reservasi yang ada jaminan,  agen reservasi juga harus memperhatikan prosedur pembatalan yang di tetapkan perusahaan.

Komunikasikan kepada tamu bahwa menurut kebijakan hotel dalam hal proses pembatalan ,kartu kredit mereka akan dikenakan biaya bersama dengan jumlah total yang akan dibebankan.

Setelah memproses pembatalan, agen reservasi harus memberikan nomor pembatalan kepada tamu, ini akan disimpan oleh tamu sebagai bukti pembatalan jika terjadi kesalahan penagihan kartu kredit.

Buatlah catatan reservasi telah dibatalkan pada sistem, didokumentasikan dengan benar dan tambahkan nomor pembatalan ke catatan reservasi.

Sebagian besar perusahaan kartu kredit mendukung penagihan ketidak datangan ,dengan terkecuali jika hotel tersebut mengeluarkan nomor pembatalan.

Jika memiliki sistem non-otomatis lakukan memperbarui ketersediaan kamar, dengan mengembalikan kamar yang dipesan kembali ke status Tersedia.

Ajukan dokumentasi reservasi yang dibatalkan untuk referensi di masa mendatang sesuai dengan kebijakan hotel. Di hotel non-otomatis, catatan reservasi disimpan hingga tanggal kedatangan yang diharapkan untuk berjaga-jaga jika reservasi dibatalkan karena kesalahan.

Kebijakan Uang Muka 

Kebijakan terkait pembatalan reservasi dengan uang muka mungkin selalu berlaku di semua hotel. Agen reservasi harus memperlakukan pembatalan reservasi dengan tagihan uang muka dengan sangat hati-hati , seperti halnya yang mereka lakukan dengan pembatalan reservasi lainnya. Menurut kebijakan hotel dari keseluruhan hotel, biaya deposit di muka  akan dikembalikan kepada tamu setelah dikurangi biaya pembatalan yang berlaku.


 Images Source By: freepik.com

LihatTutupKomentar