BATAS MAKSIMUM PENGGUNAAN KARTU KREDIT DI HOTEL
Batas Maksimum Pembayaran Kartu Kredit
Sebuah laporan "high balance report" dibuat setiap hari setelah selesainya Night Audit.
Laporan pemberitahuan tentang batasan penggunaan Credit Card ini akan disampaikan oleh staf front office kepada tamu yang jumlah tagihannya mencapai batas maksimum yang ditetapkan oleh hotel.
Batasan ini disebut Floor limit atau maximum credit limit yang ditetapkan manajemen hotel pada seluruh tamu yang menginap.
Poin-Poin Penting Tentang Aturan Ini
Setiap tamu yang telah melebihi batas floor limit ini dicatat dalam laporan ' High Balance Guest ' Night auditor.
Merupakan tanggung jawab Night Auditor / Night Manager untuk menyiapkan laporan ini setiap malam setelah Day Closing.
Laporan harus mencantumkan setiap folio kamar yang memiliki saldo lebih dari batas lantai standar hotel (Misalnya: Semua tamu yang memiliki saldo lebih dari $500 untuk tamu individu / FIT ).
Berdasarkan daftar ini night auditor atau agen FO yang bertanggung jawab untuk shift malam menyiapkan surat serta mencetak dan melampirkan folio. Set ini dikirim ke manajer Front Desk untuk ditinjau.
Front Office Manager akan bertanggung jawab untuk account tersebut untuk diperlukan tindak lanjut. Semua rekening kamar yang terdaftar harus diperiksa secara menyeluruh untuk penggunaan metode pembayaran dan korespondensi pemesanan selanjutnya.
Front Office Manager akan menandatangani surat itu dan mengirimkan guest room requesting pada tamu untuk membuat penyelesaian pembayaran atau melakukan deposit sehingga mereka dapat memperpanjang fasilitas kredit kepada tamu.
Jika voucher kartu kredit disetujui atau pra-otorisasi telah diambil dan biaya tamu tidak melebihi saldo saat ini ,ditambah jumlah kamar dan pajak yang tersisa, maka tidak diperlukan tindakan lebih lanjut. Jika folio reservasi melebihi jumlah ini, pusat otorisasi kartu harus dihubungi dan pra-otorisasi baru harus diambil.
Tentukan biaya harian rata-rata yang dikeluarkan oleh tamu dan jumlah hari yang tersisa hingga checkout terjadwal. Jumlah ini, ditambah saldo saat ini di folio kamar harus diotorisasi melalui kartu kredit. Kode otorisasi dan jumlah kemudian dimasukkan ke kolom yang sesuai pada sistem manajemen properti ( PMS ).
Untuk reservasi yang akan ditagihkan ke rekening perusahaan atau tagihan ke agen Perjalanan harus disetujui untuk dikreditkan oleh accounts department.
Jika terdapat klarifikasi mengenai batas kredit saat ini atau validitas tagihan AR ( Hutang ), maka hal tersebut harus dikonfirmasi ulang dengan departemen penerbit kartu kredit.
Jika syarat di atas tidak terpenuhi untuk pelanggan dengan fasilitas kredit, maka tamu tersebut harus dihubungi untuk segera melakukan pembayaran manual atau transfer rekening.
Laporan harus rinci tentang tindakan yang diambil pada setiap akun yang terdaftar pada high balance report harus dicatat pada laporan yang sama dan salinan laporan tersebut harus diteruskan ke the General Manager, Financial Controller, Director of Sales and Resident Manager.
Images Source By: freepik.com