STANDAR BILLING | TIPE KODE PEMBAYARAN DI FRONT OFFICE
Standar Billing Dan Tipe Kode Pembayaran Front Office
Billing atau Payment Instructions adalah kode untuk setiap item yang telah dipesan oleh tamu dan kode itu akan diidentifikasi oleh kasir FO untuk menampilkan metode penagihan pembayaran kepada tamu atas apa yang telah mereka pesan di hotel baik F&B atau Service.
Standar bagaimana Resepsionis melakukan billing dan akan berhubungan dengan kode khusus yang dii gunakan dalam proses pembayaran produk dan layanan customer di Departemen Front Office Perhotelan.
Petunjuk penagihan atau kode ini yang jelas akan membantu staf Front Office untuk melakukan pelunasan tamu yang memiliki tunggakan pembayaran pada saat check out dan untuk menghindari perselisihan lebih lanjut di kemudian hari antar Departemen.
Saat ini semua perangkat lunak PMS / Front office memiliki dua bidang terpisah untuk mengisi instruksi penagihan ini, satu area untuk memperbarui instruksi penagihan untuk tamu, yang juga akan dicetak pada semua stationary seperti guest invoice, registration card dll. Dan bidang kedua untuk memperbarui instruksi penagihan internal / kasir misalnya: hanya untuk pembayaran tunai dll.
Pada saat Payment/Billing instructions harus selalu diperbarui pada saat memasukkan reservasi baru ,misalnya jika metode pembayaran tidak dapat dikonfirmasi atau jika pembayaran tidak dengan bentuk apa pun selain kartu kredit maka Status reservasi harus diubah menjadi Tentatif / Opsional (Tergantung pada kebijakan hotel) dan setelah pembayaran dilakukan atau kartu kredit memberikan status can be updated to confirmed.
Di bawah ini adalah beberapa contoh Billing instruction shortcodes ( Istilah atau Kode Tipe Pembayaran) yang digunakan di reservasi dan Front Office, Setelah kode pendek ditentukan oleh manajemen hotel maka semua staf harus benar-benar mematuhi kode standar karena instruksi penagihan dicetak pada "guest forms and reports" yang berbeda ,yang dapat diakses oleh semua staf hotel.
Contoh Standar Kode Instruksi Penagihan Hotel
Kode ini harus dihafal oleh seorang resepsionis Front Office untuk menghindari kesalahan pembayaran atau mengidentifikasi produk dan layanan apa saja yang akan di masukan pada bill.
Short Code Description
BD - Bill Direct (Tagihan Langsung)
BTC - Bill To the company (Tagihan ke perusahaan)
WIFI - Internet
LNDRY - Laundry
POA - Pay Own Account
PREPAID - Pre Payment is done (Pembayaran di muka dilakukan)
CTC - Charge to Company
CTA - Charge to Travel Agent
CTCC - Charge to Credit Card
BTTA - Bill to Travel Agent
RD - Rest Direct (Istirahat Langsung)
DPMT - Direct Payment (Pembayaran langsung)
CC - Credit Card
TEL - Telephone Calls
TRNSFR - Airport Transfer
ALL CHGS - All charges to (Semua biaya untuk)
DEP DUE - Deposit Due (Simpanan uang)
COLVCHR - Collect voucher (Kumpulkan voucher)
RM - Room
RM BTC - Room Bill to Company
RM BTTA RD - Room Bill to Travel Agent Rest Direct (Tagihan Kamar ke Agen Perjalanan)
BFST - Breakfast
MEALS - All meals (Semua makanan)
EB - Extra Bed (Kasur tambahan)
EP - European Plan (Rencana Eropa)
CP - Continental Plan
MAP - Modified American Plan
EBTC - Entire Bill to Company (Seluruh Tagihan ke Perusahaan)
RBTC - Room Only Bill to Company (Tagihan Kamar Saja ke Perusahaan)
LQ - Liquor (Minuman keras)
FD - Food
BV - Beverage
SM - Smokes
LD - Laundry
Images Source By: freepik.com