PROSEDUR PENANGANAN TAMU CHECKIN & CHECKOUT | FRONT OFFICE

 

Standar Minimum Menangani Tamu Check-in dan Check-out

Front Desk atau Front Office adalah salah satu departemen di hotel yang menangani setiap tamu yang check-in dan check-out. Dalam penanganan tamu check-in dan check-out ada beberapa prosedur standar yang harus dilakukan oleh seorang Staff Front Office, dan pula menjunjung kebiasaan/ budaya baik yang dipertahankan.

Standar Minimum Staf FO Pada Saat Check-in

• Tetap tersenyum dan ramah pada setiap tamu yang anda jumpai.
• Greeting yang sesuai dengan waktu dan suasana.
• Untuk mengkonfirmasi apapun gunakanlah nama tamu.
• Konfirmasi tarif kamar dan tanggal check-out ,agar terhindar dari kesalahan.
• Jika diperlukan, dapatkan kartu identitas, nomor dan alamat paspor setiap tamu.
• Dapatkan tanda tangan di reg-card dan dokumen lain yang dikira penting.
• Bagikan paket kunci pada tamu - catatan: Jangan pernah mengeluarkan stateroom number.
• Tawarkan bantuan atau informasi lain, misalnya peta kota, rekomendasi restoran, tempat ibadah ,lokasi kolam renang dll.
• Tawarkan pada tamu bantuan menurunkan dan menaikan barang bawaannya.
• Berikan gesture petunjuk arah ke lift jika tamu menanyakan arah lift.
• Berikan pesan, selamat untuk setiap tamu yang tinggal di hotel. Contohnya, selamat liburan di hotel kami yang menyenangkan.
• Catatan: Tersenyumlah selama percakapan dan gunakan nama tamu sesering mungkin.

Standar Minimum Staf FO Pada Saat Check-out

• Tetap senyum dan ramah pada tamu yang anda jumpai.
• Konfirmasikan nama dan nomor kamar dengan nama tamu tersebut.
• Mintalah biaya-biaya yang belum diselesaikan , misalnya makanan dan minuman, breakfast ,pemesanan spa, dll.
• Present statement , contohnya: bapak memiliki tagihan untuk pemesanan minuman soda dan harus dibayarkan sekarang.
• Konfirmasi metode pembayaran yang akan digunakan.
• Print final invoice untuk keseluruhan biaya selama tamu menginap.
• Tanyakan apakah pengalaman menginap di hotel anda memuaskan atau tidak.
• Hand out GSS form - beri tahu tamu bahwa Form sudah dicap, jika ada.
• Tawarkan bantuan pada tamu anda untuk pemesanan kamar di masa mendatang.
• Tawarkan pada tamu bantuan menurunkan dan menaikan barang bawaannya.
• Beritahu tamu agar kunci kamar di kembalikan kembali di FO.
• Greeting.

Catatan

Gunakan waktu singkat dengan tamu untuk obrolan ringan seperti menanyakan kondisi kesehatan ,berbincang mengenai suasana kota atau memberikan rekomendasi tempat terindah untuk dikunjungi di kota tersebut. Jangan selalu menatap komputer. Jangan lupa untuk mengatakan "terima kasih" dan "sama-sama ".

Images Source By: freepik.com