HOUSEKEEPING - DEFINISI | PERAN | TANGGUNG JAWAB | LAYOUT

Pengetahuan Housekeeping - Definisi, Peran, Tanggung Jawab, dan Tata Letak

1. Definisi Housekeeping

Housekeeping dapat didefinisikan sebagai divisi dalam suatu lingkungan kerja di industri perhotelan yang tugasnya 'Team penanganan untuk lingkungan yang bersih, nyaman, aman dan menarik secara estetika'. Atau bisa juga didefinisikan lain sebagai 'housekeeping adalah departemen operasional di sebuah hotel ya yang tugas dan tanggung jawabnya mengelola lingkungan , yang bergerak pada bidang kebersihan, pemeliharaan, pemeliharaan estetika kamar, area publik ,area belakang, dan sekitarnya'.

Istilah Housekeeping di luar perhotelan intinya mengacu pada pengelolaan tugas sehari-hari yang terkait dalam melakukan proses seperti membersihkan ,memasak ,memelihara lingkungan rumah ,belanja ,pembayaran ,tagihan dll. Tugas rutin semacam ini dapat dilakukan oleh siapa saja pada anggota rumah tangga.

2. Role of Housekeeping (Peran HK)

Departemen Housekeeping di hotel memiliki peran penting dalam menjaga kebersihan pemeliharaan dan daya tarik estetika keindahan semua area pada hotel tersebut.

Departemen housekeeping bertugas tidak hanya memperbaiki secara real time namun juga menyiapkan dan membersihkan area pada hotel tetapi juga membersihkan dan merawat semua properti pada hotel supaya tetap segar dan menarik seperti halnya waktu pertama awal dibuka.

Departemen tatagraha ini memiliki pengaruh langsung terhadap ekspektasi keinginan tamu dan pengalaman para tamu yang menginap pada hotel. 

Salah satu yang paling unik juga Departemen ini memiliki banyak karyawan dibanding dengan Departemen lain di bisnis perhotelan. Karena kebersihan itu sangat penting pada sebuah bisnis yang bergerak di bidang jasa ,seperti halnya perhotelan yang menawarkan jasa menginap yang tentunya harus dibarengi dengan kualitas yang ditawarkan kepada customer yang salah satu contohnya adalah kebersihan dan keindahan tempatnya.

Bertanggung jawab atas perputaran kamar dengan waktu yang semaksimal mungkin ,artinya tiap kamar yang disewakan harus segera dipersiapkan kembali untuk dapat dijual kembali pada tamu yang lain. Dan berkomunikasi dengan front desk atau front office untuk menciptakan sistem kerja yang baik.

Setiap status pada sebuah kamar akan diperbarui secara berkala dari housekeeping di over ke front office atau sebaliknya. Dua Departemen ini akan bekerja sama dalam menentukan status ruangan untuk siap dijual kembali.

Dengan adanya teknologi baru yang tersedia, yang akan membantu mempermudah pembaruan status kamar dapat dilakukan melalui perangkat lunak hotel ,sistem telepon, aplikasi seluler housekeeping, dll.

Housekeeping juga berkoordinasi erat dengan departemen engineering atau teknik, karena staf tata graha akan mengidentifikasi berbagai jenis masalah pemeliharaan saat membersihkan kamar dan melapor kepada tim engineering untuk perbaikan atau penggantian. Contoh hambatan atau masalah dengan TV, AC, Unit pemanas, Plumbing, Pencahayaan, Kerusakan listrik, Perabotan, Toilet, Meja rias, Bak mandi, Rak handuk, Masalah ventilasi, dll.

Peran Housekeeping dapat berubah tergantung pada  jenis dan kategori hotel ,misalnya hanya di hotel mewah saja ada sebuah layanan lengkap untuk merapikan tempat tidur yang ditawarkan oleh departemen HK. Departemen HK adalah salah satu divisi yang dapat dipacu untuk meningkatkan pendapatan hotel.

Tata graha dianggap sebagai departemen 'back of the house' meskipun saat pelaksanaan kerjanya mereka sering kontak langsung dengan para tamu; seperti misalnya saat membersihkan kamar, mengambil cucian ,menyediakan layanan malam atau merapikan tempat tidur dll.

3. Bagan Organisasi Departemen Housekeeping

Bagan organisasi tata graha memberikan gambaran yang jelas tentang garis wewenang, Departemen tata graha di sebuah hotel besar atau Hotel Bintang 5 dipimpin oleh Eksekutif Housekeeping. Lalu diatasnya ada (GR) EH ini akan melapor kepada General Manager, resident manager atau Rooms Division Manager di sebuah hotel besar. Dalam kasus rantai hotel atau cabang hotel tertentu, Executive Housekeeping juga melapor kepada Director of Housekeeping, yang mengepalai Housekeeping Department di semua cabang hotel itu.

Deputy Housekeeper asisten akan membantu Eksekutif HK dan ikut mengawasi berbagai bidang tanggung jawab di hotel, seperti, floors, public areas, the linen room, desk control dan staffing.

Bagan Organisasi Housekeeping di sebuah hotel besar juga berisi beberapa supervisor untuk setiap bagian housekeeping seperti Laundry, Desk Control, Floor Supervisor, Public Area Supervisor, Night Supervisor dll. Masing-masing supervisor ini melapor kepada Asisten Housekeeper atau Executive Housekeeper.

Struktur housekeeping dapat disesuaikan dengan jenis hotel ,besar kecilnya hotel dan metode operasinya.

4. Sections Atau Ruangan-Ruangan Di Housekeeping

a) Executive Housekeeping office

Executive housekeeping memiliki satu ruangan khusus untuk melakukan perencanaan, memberikan briefing, memberikan nasihat dan bertemu semua bawahannya ( plan, counsel, brief and meets). Ruangan ini disebut dengan housekeeping office ,dan biasanya ruangan tersebut menggunakan panel kaca yang berfungsi untuk memberikan pengarahan tentang pekerjaan apa yang terjadi di luar kantor.

Motor tersebut harus dipimpin oleh seorang cabin atau sekretaris yang akan mengontrol seluruh pergerakan seluruh staf housekeeping.

b) Desk Control Room

Desk control room adalah sebuah ruangan yang berfungsi sebagai sistem informasi si dan komunikasi antara atasan dan bawahan serta seluruh staf dan memiliki link khusus kepada Departemen lain.

Desk control room harus memiliki papan informasi yang besar untuk mencatat semua jadwal staf dan instruksi kerja harian. Ruangan ini ini akan menjadi titik dimana semua staf melaporkan tugasnya.

c) Linen Room

Linen room adalah ruangan dimana seluruh linen atau kain disimpan dan dikeluarkan untuk digunakan. Ruangan ini harus besar dan luas serta bebas dari pada panas dan lembab , memiliki rak yang memadai mudah diakses untuk menumpuk semua linen.

Linen Room harus memiliki counter yang mana akan menampung semua pertukaran linen kotor dan baru dari semua departemen di hotel. Dan ruangannya sebaiknya bersebelahan dengan Laundry Room untuk mempermudah pertukaran linen.

d) Linen Room Store

Linen room store adalah ruangan yang berfungsi untuk menyimpan seluruh stock linen dan kain-kain bersih untuk seragam dan kebutuhan di seluruh departemen. Stok yang ada harus cukup untuk memenuhi seluruh kebutuhan bagian-bagian di hotel. 

Stok ini akan digunakan pada suatu ketika linen yang beredar pada saat ini tidak mencukupi dikarenakan hilang atau kerusakan. Suhu pada ruangan harus sejuk dan kering dengan rak yang cukup untuk menampung.

e) Uniform Room

Uniform Room adalah ruangan untuk menyimpan semua seragam keperluan seluruh staf hotel.

Ada kemungkinan juga pada suatu hotel yang lebih kecil dapat juga memilih untuk menggabungkan ruangan uniform room dengan linen room.

Uniform Room memiliki area yang luas untuk menyimpan semua keperluan staf ,yang juga akan memiliki fasilitas ganteng pakaian yang memadai karena penyimpangan pakaian paling baik saat digantung.

f) Tailor's Room

Tailor's Room adalah sebuah ruangan khusus yang diperuntukkan untuk menjahit dan menambal kain yang rusak dan perlu diperbaiki. 

g) Lost Dan Found Section

Lost dan found section adalah sebuah ruangan kecil dengan lemari yang berfungsi untuk menyimpan seluruh barang barang tamu yang hilang yang kemungkinan akan diambil kembali oleh tamu.

h) Flower Room

Flower room adalah ruangan khusus untuk menyimpan seluruh bunga segar untuk dekorasi area dan ruangan. Ruangan ini harus memiliki pendingin udara agar bunga tetap segar dan tidak mai ,ruangan ini juga harus memiliki meja kerja ,wastafel dengan pasokan air dan semua alat yang diperlukan untuk merangkai bunga.

i) Laundry Sections

Laundry Sections adalah sebuah ruangan penting subdivisi housekeeping yang bertanggung jawab atas semua pembersihan kain-kain yang digunakan di hotel. 

Laundry section room harus berdekatan dengan linen room agar menghemat waktu dalam proses pertukaran kain-kain dan mempermudah staf dalam bekerja. Laundry Departement ini memiliki tugas dalam memastikan seluruh kebersihan dan pengeringan semua pakaian tamu ,seragam karyawan dan linen-linen hotel.

5. Housekeeping Staffing Calculation (Perhitungan Staff)

Staf pada departemen Housekeeping memiliki jumlah lebih banyak dibandingkan dengan departemen lainnya. Dengan banyaknya tenaga kerja akan menjadikan beban operasional utama perusahaan. Manajemen terbaik dari departemen housekeeping tergantung pada pencapaian keseimbangan antara beban kerja dan jumlah staf. Saat menentukan jumlah pekerja management HK ini harus mempertimbangkan kondisi pekerjaannya.

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di sini adalah jenis hotel, lokasi hotel, tradisi dan adat istiadat setempat, ukuran hotel (dalam hal jumlah kamar), tingkat hunian hotel, kebutuhan manajemen dan kebijakan.

Kuantitas pekerjaan yang harus dilakukan per kamar dan area ,kualitas pekerjaan yang diharapkan,standar yang harus dipenuhi , waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah kebersihan ,frekuensi pekerjaan yang harus dilakukan dll.

Kekuatan staf departemen tata graha terutama tergantung pada ukuran dan struktur hotel, yaitu apakah hotel tersebut memiliki struktur yang kompak dengan staf kamar, jumlah kamar per kelompok atau lantai, luas area publik dan area lanskap dan seterusnya. Aturan umum yang membantu dalam menentukan kekuatan staf di departemen rumah tangga diberikan di bawah ini.

Aturan Standar untuk menentukan Jumlah Operasi staf Housekeeping:

Executive Housekeeping

Executive housekeeping: 1 orang untuk properti 300 kamar.

Secretary to the Executive Housekeeper

Secretary to the Executive Housekeeper: 1 orang biasanya hanya di hotel bintang lima dengan layanan lengkap.

Assistant Housekeeping

Assistant Housekeeping: 2 orang (1 per shift pagi dan sore).

Floor Supervisors

Floor Supervisors: 2 orang per 60 kamar untuk shift pagi 1 dan 1 untuk shift malam.

Public Area Supervisors

Public area supervisors: 1 orang untuk setiap shift.

Linen/Uniform Room Supervisors

Linen/Uniform room supervisors: 1 orang untuk setiap shift.

Room Attendant

Room attendants: 1 orang per 16 kamar untuk shift pagi dan 1 orang per 30 kamar untuk shift malam (jika tersedia layanan merapikan tempat tidur) jika memiliki Ki puluhan kamar maka harus mempertimbangkan juga staff Room Attendant  Ini.

Linen Dan Uniform Room Attendant

Linen Dan Uniform Room Attendant: 2 orang.

Houseman

Houseman: Tergantung pada ukuran area publik dan fungsi yang diharapkan, tetapi rata-rata, 1 orang per 60 kamar.

Desk Attendant

Desk attendants: 1 orang per shift.

Tailors/Upholsterers

Tailors/upholsterers: 2 orang per hari saja (mungkin berbeda tergantung ukuran hotel).

Horticulturist

Horticulturist: 1 orang atau lebih tergantung ukuran hotel.

Head Gardeners

Head Gardeners: 1 per 20 ahli kebun.

Gardeners

Gardeners: 1 per 4500 kaki persegi area taman dan pot bunga.

6. Housekeeping Sebagai Pusat Pendukung Atau Departemen Tambahan

Benar dikatakan bahwa housekeeping adalah divisi paling sibuk yang beroperasi 24 x 7 x 365. Bayangkan tumpukan linen yang dibutuhkan untuk dipakai di semua tempat tidur di sebuah hotel, penggunaan besar sabun mandi, tisu, dan fasilitas lainnya seperti sampo, cologne, dan sebagainya yang harus ditempatkan di kamar tamu, karpet, lantai, dinding, dan langit-langit yang harus dibersihkan dan dirawat serta tak terhitung. 

Banyaknya perabot yang harus di lap dan dipoles, dan tong-tong pembersih bersama dengan alat dan perlengkapan khusus yang diperlukan untuk membersihkannya.

Selain hotel, layanan Housekeeping profesional juga sangat diminati di rumah sakit, di kapal pesiar, di kantor, dan banyak lagi. Karena sebagian besar organisasi seperti itu lebih memilih untuk mengalihdayakan fungsi-fungsi khususi ini, kontrak kerja dengan Housekeeper menjadi usaha kewirausahaan yang menguntungkan akhir-akhir ini. 

HK ini adalah departemen tambahan yang memberikan kontribusi besar terhadap reputasi keseluruhan properti sebuah perusahaan.

Seperti disebutkan di atas tugas yang dilakukan oleh housekeeping sangat penting untuk kelancaran operasional harian hotel mana pun terlepas dari kategori, ukuran, lokasi, jumlah kamar, dll. 

Juga, titik kritis dalam mencapai keberhasilan operasional adalah kerja tim yang harus ada di antara housekeeping dan Front Desk ,Engineer, maintenance personals, dll.

7. Area di Bawah Tanggung Jawab Housekeeping

Staf departemen Housekeeping memiliki sedikit atau tidak ada sama sekali kontak langsung dengan tamu, ini sebagian besar disebabkan oleh kenyataan bahwa sebagian besar pekerjaan yang dilakukan oleh staf housekeeping berada di belakang area rumah (back of house).

Oleh karena itu, Housekeeping dianggap sebagai bagian kerja yang tidak memiliki akses untuk melayani langsung kebutuhan tamu.

Meskipun Housekeeping adalah bagian belakang, mereka tetap bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pemeliharaan area depan dan juga area belakang hotel.

8. Tanggung Jawab Utama Housekeeping

• Untuk memastikan kamar dan area umum yang dilengkapi peralatan pendukung seperti sabun cuci ,handsany taizer.
• Untuk memastikan safe control dalam sanitasi rumah tangga, keamanan ,kenyamanan dan estetika untuk tamu hotel.
• Untuk mengawasi dan koordinasi pengelola semua program dan proyek kebersihan.
• Untuk bertindak sebagai sumber kontak dalam komunikasi antar departemen , vendor , agen profesional, dll.
• Bertindak menyediakan anggaran , pengendalian anggaran, dan perencanaan terkait dengan HK
• Untuk mencapai efisiensi maksimum dalam memastikan perawatan dan kenyamanan tamu & kelancaran fungsi departemen.
• Untuk membangun suasana yang ramah.
• Untuk memastikan kesopanan, layanan yang dapat diandalkan dari semua staf kepada tamu.
• Untuk memastikan standar tinggi kebersihan dan pemeliharaan umum di semua area yang menjadi tanggung jawab departemen.
• Untuk menyediakan linen di kamar, restoran, ruang perjamuan , ruang konferensi, klub kesehatan dll, serta untuk memelihara inventaris untuk hal yang sama.
• Untuk menyediakan seragam untuk semua staf & memelihara inventaris untuk hal yang sama.
• Untuk Memenuhi persyaratan pencucian linen hotel, seragam staf, dan tamu.
• Untuk menyediakan & memelihara dekorasi bunga dan untuk memelihara area lanskap hotel.
• Untuk memilih kontraktor yang tepat & memastikan barang dan jasa berkualitas yang terjaga.
• Untuk mengkoordinasikan renovasi dan peremajaan properti dengan berkonsultasi dengan manajemen & dengan desainer interior.
• Berkoordinasi dengan purchasing department untuk pengadaan perlengkapan tamu , cairan pembersih, peralatan, kain, karpet, & barang-barang lain yang digunakan di hotel.
• Untuk menangani barang tamu yang hilang & ditemukan.
• Carpet shampooing and maintaining.
• Menangani setiap pertanyaan, keluhan & permintaan tamu saat terjadi masalah kebersihan.
• Untuk menjaga agar manajer umum atau administrator mendapat informasi tentang semua hal yang memerlukan perhatian.

9. Istilah Pada Status Kamar Yang Digunakan Di Housekeeping

Occupied / Dihuni

Occupied / Dihuni: Seorang tamu yang saat ini terdaftar di kamar.

Complimentary

Complimentary/Hal yang di gratiskan: Kamar ditempati ,tetapi tamu tidak dikenakan biaya untuk penggunaannya.

Stay Over

Stay Over: Tamu tidak check-out hari ini dan akan menginap setidaknya satu malam lagi.

On-change

On-change: Tamu telah pergi, tetapi kamar belum dibersihkan dan disiapkan untuk dijual kembali.

Do Not Disturb (DND)

Do Not Disturb (DND): Tamu telah meminta untuk tidak diganggu. 

Sleep-out

Sleep-out:  Seorang tamu telah memesan kamar, tetapi kamar/ tempat tidur belum digunakan tamu.

Skipper

Skipper:  Tamu meninggalkan hotel tanpa membayar tagihan.

Sleeper

Sleeper: Tamu telah menyelesaikan pembayaran administrasi dan meninggalkan hotel, tetapi staf Front Office gagal memperbarui status kamar dengan benar pada sistem.

Vacant Dan Ready

Vacant and Ready: Kamar telah dibersihkan dan diperiksa dan siap di sewakan untuk tamu yang datang.

Out Of Order (OOO)

Out Of Order (OOO): Kamar tidak dapat diberikan ke tamu dan diblokir untuk aktivitas pemeliharaan.

Lock Out

Lock Out: Kamar telah dikunci sehingga tamu tidak dapat masuk kembali sampai mereka menghubungi pada Front Desk.

DNCO

DNCO: Did not check out , tamu membuat pengaturan pembayaran tertentu tetapi tamu malah pergi tanpa memberi tahu Front Desk.

Due Out

Due Out: Kamar diharapkan harus segera kosong setelah waktu check-out hari berikutnya.

Check Out

Check Out: Tamu telah menyelesaikan pembayaran akunnya, mengembalikan kunci kamar dan meninggalkan hotel.

Late Checkout

Late Checkout: Tamu telah meminta dan diizinkan untuk check-out lebih lambat dari waktu check-out standar.

Early Check In

Early Check In:  Tamu telah meminta dan diizinkan untuk check-in lebih awal dari waktu check-in standar.

10. Diagram Siklus Status Kamar Housekeeping

(Housekeeping Room Status Cycle Diagram)

11. Peralatan Pembersih Yang Digunakan Di Housekeeping

Pembersihan dan perawatan yang efisien bergantung pada peralatan pembersih berkualitas tinggi dan penggunaan yang benar. Meskipun hanya 5-10% dari keseluruhan biaya yang dikeluarkan untuk pembersihan yang diperhitungkan oleh peralatan dan agen pembersih, pemilihan peralatan yang ideal memainkan peran utama dalam proses pembersihan.

Seringkali akan ada beberapa cara untuk memaksimalkan tugas pembersihan tertentu dan berbagai jenis peralatan yang dapat digunakan untuk itu.

Salah satu tanggung jawab housekeeping eksekutif juga memilih peralatan yang paling cocok dengan kebutuhan hotel. Sebagian besar jenis peralatan pembersih ih termasuk dalam kategori barang yang dapat didaur ulang namun tetapi beberapa barang yang berukuran besar dapat dianggap sebagai aset perusahaan yang harus dijaga.

Pemilihan peralatan pembersih berkualitas yang tepat dapat menghemat biaya akibat kerusakan, mengurangi cost pembelian baru, dan juga memastikan efisiensi operasi kerja secara keseluruhan.

Peralatan yang digunakan dalam pembersihan permukaan, furniture dan perlengkapan di gedung dan hotel meliputi 

1) Manual Equipments 

2) Mechanical Equipment

1. Peralatan Manual (Manual Equipment)

Peralatan manual dapat mencakup semua jenis peralatan yang membersihkan atau membantu proses pembersihan dengan menggunakan manuver, operasi, dan energi karyawan secara langsung. Contoh peralatan pembersih manual adalah Brushes, Mops, Brooms, Cloths, Polish applicators, Containers, Buckets dll.

2. Mechanical Equipment

Berbagai peralatan mekanis yang digunakan di departemen tata graha biasanya ditenagai oleh listrik atau gas. Staf harus terlatih dalam pengoperasian peralatan ini karena penggunaan yang salah tidak hanya akan menyebabkan pembersihan yang tidak efisien tetapi juga dapat menjadi bahaya untuk keselamatan. 

Contoh peralatan mekanik yang digunakan dalam housekeeping adalah Vacuum cleaners, Electric brooms, Wet-and-dry vacuum cleaners, floor maintenance machine for scrubbing, buffing polishing  dll.

11. Layout Departemen Housekeeping

Layout atau tata letak pada Departemen housekeeping adalah demarkasi fisik area yang berada di ruangan HK. Jika tata letak ini direncanakan dengan baik kemungkinan kelancaran fungsi Departemen akan maksimal.layout ini tergantung pada ukuran hotel serta keterbatasan ruangan fisik ,biasanya tata letak ini diputuskan oleh housekeeping eksekutif pada tahap perencanaan fasilitas dalam mendirikan bangunan hotel.

Faktor-faktor berikut dipertimbangkan ketika memutuskan menata area dan tata letak: 

Tata Letak Departemen Housekeeping Di Hotel

• Departemen tata graha harus berada di tempat yang dapat diakses oleh semua karyawan.
• Bagian tata graha harus berada di area yang berada di bagian belakang hotel, serta tidak mengganggu tamu.
• Bagian tata graha harus berada di lantai dasar yang harus mampu menampung alat berat.
• Bagian tata graha harus berada di tempat yang jauh dari lalu lintas umum.
• Departemen tata graha harus berada di tempat yang nyaman untuk menyimpan berbagai jenis peralatan yang digunakan.
• Jumlah Total Guest Rooms (Kamar Tamu)
• Jumlah function rooms dan jumlah food-and-beverage outlets  
• Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
• Volume bisnis diantisipasi
• Jumlah pekerjaan yang dikontrakkan.
• Arus lalu lintas (orang dan peralatan)

Daftar Area Tata Letak Di Departemen Housekeeping

• Executive Housekeeper’s Cabin
• Secretary’s Cabin
• Desk Control Room
• Lost dan Found Section
• Housekeeping Stores
• Florist’s Room
• Linen dan Uniform Room
• Linen Store
• Sewing Room
• Floor Pantry/Maid’s Service Room

Images Source By: freepik.com