CARA MENANGANI TAMU VIP&VVIP DI HOTEL
Cara Menangani kedatangan VIP dan VVIP Di Hotel
Kriteria untuk mengkategorikan tamu sebagai VIP dan VVIP mungkin berbeda beda di setiap hotel.
Siapa tamu VIP?
VIP atau VVIP adalah tamu spesial yang biasanya memiliki pengaruh besar di masyarakat atau memiliki jabatan penting pada perusahaan besar.
Contoh tipe tamu yang masuk ke dalam jenis tamu VIP dan VVIP, diantaranya sebagai berikut:
- VIP: Agen Perjalanan , Pasangan Bulan Madu, Tamu yang memiliki pengalaman buruk pada kunjungan terakhirnya di hotel itu, Jurnalis, Perencana Acara, GM atau Kepala Unit Perusahaan, dll.
- VVIP: Dewan Direksi, Pemilik, Mitra, Selebriti, Anggota Loyalitas, Kepala Negara atau Raja, Pejabat Senior Pemerintah, dll.
Tips Penanganan Tamu VIP & VVIP DI FRONT OFFICE
Bagaimana jika hotel Anda kedatangan tamu spesial dan apa yang harus front office lakukan dalam menangani tipe tamu seperti ini, bagaimanapun melayani tamu khusus yang menginap di hotel Anda adalah sebuah kehormatan. Departemen FO adalah divisi yang akan berhubungan langsung dengan tamu ini, maka dari itu anda perlu persiapan sebelum kedatangan dan menyambutnya.
Persiapan kedatangan VIP dan VVIP dimulai langsung dari tahap reservasi , Semua departemen harus berkoordinasi secara efektif dan dikontrol dengan hati-hati untuk menjalankan prosedur yang ketat.
Status tamu VIP harus disetujui oleh General Manager ,Rooms Director/Director of Operations, or Director of Sales. Karena semua tamu VIP dan VVIP sudah terdaftar sebelumnya, orang yang menyetujui status VIP/VVIP juga bertanggung jawab atas semua layanan khusus tamu spesial.
Tim penjualan harus selalu menginformasikan departemen reservasi mengenai reservasi VIP jauh sebelumnya, lead time ini memungkinkan agen reservasi untuk memblokir kamar yang diinginkan dan juga memberitahukan hal yang sama ke departemen lainnya.
Selama reservasi, kode VIP/VVIP harus sesuai dan dilampirkan ke sistem komputer Manajemen Kamar.
Penandaan kode VIP ini juga membantu departemen lain untuk mengidentifikasi status VIP tamu dan melakukan persiapan yang diperlukan.
Status VIP biasanya dicetak pada laporan seperti Arrival list, Room Boy list, Departure list dll. Selain itu, perangkat lunak manajemen hotel terbaru dapat memberikan pop-up kepada pengguna setiap kali mereka mencoba mengakses reservasi tamu. Misal: “GM / RUPS untuk bertemu pada saat kedatangan“.
Setelah memblokir kamar untuk tamu VIP, departemen Front office harus mengirimkan formulir permintaan VIP ke Housekeeping dan Room service jauh-jauh hari sehingga mereka dapat melakukan persiapan yang diperlukan.
Jika ada perubahan lebih lanjut dalam nomor kamar pada pelaksanaannya maka hal yang perlu dilakukan adalah dikomunikasikan ke Housekeeping dan Room service.
Departemen Housekeeping memprioritaskan kedatangan tamu VIP/VVIP dan menyiapkan kamar tersebut sesegera mungkin.
HK departemen memberikan fasilitas gratis di semua pelayanannya dalam memberikan kesan kemudahan di kamar mereka.
The Welcome Amenities harus mencerminkan prestise dan latar belakang budaya dari tamu.
Eksekutif Housekeeping / Asst. Executive housekeeping harus memverifikasi atau mengecek kamar sebelum menyerahkannya ke FO untuk check-in tamu.
Pada hari kedatangan pastikan bahwa semua permintaan khusus telah diakomodasi dan ditindaklanjuti.
Setibanya di Front Desk, tim harus menginformasikan kepada FOM / Resident Manager / General Manager untuk menyambut dan bertemu dengan Tamu VIP.
Temani dan tunjukkan jalan Tamu VIP/VVIP ke kamar dan mempersilahkan tamu check-in di kamar.
Kumpulkan sebanyak mungkin informasi yang anda bisa pada Registration Form di sistem sebelum menyajikannya kepada Tamu. Agar staf kita mengetahui hal hal yang disukai dan tidak. Dan Tamu VVIP dapat menerima pelayanan terbaik.
Menawarkan tour area hotel untuk kenyamanan Tamu dan atasan harus turun langsung untuk melakukan pengantaran dan melakukan panggilan kehormatan dalam 24 jam pertama.
Daftar tamu VIP dan VVIP dicatat di papan tulis di Back office, Operators Cabin dan Housekeeping Control Desk.
Images Source By: freepik.com