BAGAN ORGANISASI DI FRONT OFFICE | FRONT DESK

 

Bagan Organisasi Front Office | Front Desk

Bagan organisasi dari departemen Front Office harus memberikan gambaran yang jelas tentang jalur kewenangan dan saluran komunikasi dalam departemen. Di sebuah hotel besar , departemen ini dipimpin oleh Front Office Director yang dibantu oleh masing masing  Reservation Manager, Front Desk Manager dan Revenue Manager Khusus untuk di sebuah hotel besar atau hotel bintang 5.

Struktur organisasi departemen Front Office tidak hanya memberikan arah pesanan yang sistematis dan juga melindungi karyawan agar tidak diarahkan secara berlebihan. Bagan ini pula menunjukkan bahwa setiap karyawan harus menerima pesanan hanya dari orang yang berada tepat di atasnya.

Salinan bagan organisasi harus dipasang di suatu area sehingga semua staf Front Desk dapat melihat di mana posisi mereka dan posisi atasan mereka pada organisasi departemen secara keseluruhan. 

Idealnya, bagan organisasi perlu ditempatkan di Front Office notice board dan di back of the house area reception.

Posisi-posisi Yang Terdapat Di Departemen Front Office

1. Front Office Manager / Director Of Rooms: Mengawasi langsung semua personil Front Office dan memastikan semua tugas front desk berjalan dengan baik.
2. Assistant Front Office Managers: Bertanggung jawab untuk membantu operasional manajer FO  dan juga mengambil alih ketika FOM tidak tersedia.
3. Duty Manager: Mengawasi secara langsung bagian Reception, Concierge, Telepon, Travel Desk dan the Bell desk.
4. Guest Relations Manager: Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang berhubungan dengan tamu di hotel.
5. Reservation Manager: Bertanggung jawab untuk semua tugas terkait reservasi.
6. Revenue Manager: Bertanggung jawab untuk mengelola online inventory, website, Online Travel Agents dll.
7. Front Desk Agent: Bertugas menerima pendaftaran tamu, dan menyimpan informasi ketersediaan kamar.
8. Cashier: Menangani dan menyelesaikan seluruh administrasi pembayaran tamu.
9. Night Auditor:  Mengontrol pekerjaan Account Receivable Clerk, dan menyiapkan laporan harian kepada manajemen (mis: Laporan Hunian dan Laporan Pendapatan ).
10. Mail & Information Clerk:  Penanganan pesan, memberikan petunjuk arah kepada tamu, dan mengelola Surat.
11. Concierge:  Bertanggung jawab untuk membantu tamu booking Perjalanan wisata , membuat reservasi theater dan restaurant, dll.
12. Operator Telepon:  Mengelola Switchboard dan menerima permintaan alarm bangun tamu.
13. Reservation Agent:  Menanggapi Permintaan Reservasi dan membuat Catatan Reservasi.
14. Supervisor: Bertanggung jawab untuk mengawasi dan membantu setiap tugas kerja masing-masing staf.
15. Bellman: Menangani barang bawaan tamu, mengantar tamu ke kamar mereka, dan membantu tamu untuk memberikan informasi yang diminta.

Typical staff positions khas Front Office di Hotel Besar dengan Full-Service dan hotel bintang 4 kebawah memiliki perbedaan struktur jabatan dan memang posisi-posisi hotel di bintang empat kebawah dibatasi, dengan menyesuaikan tingkat kebutuhan perusahaan yang memang hotel tersebut tidak menawarkan fasilitas lengkap.

Contoh dibawah ini posisi yang mengisi di setiap divisinya pada hotel bintang Lima sampai hotel bintang Empat ke bawah, diantaranya sebagai berikut:

Bagan Organisasi Front Office di Hotel Bintang 5

Struktur Organisasi dan posisi setiap staf pada bagan kerja di Hotel bintang lima ini terdiri dari:

• Front Office Manager / Director Of Rooms.
• Assistant Front Office Managers.
• Duty Manager.
• Guest Relations Manager.
• Reservation Manager.
• Revenue Manager.
• Front Desk Agent.
• Cashier.
• Night Auditor.
• Mail & Information Clerk.
• Concierge.
• Operator Telepon.
• Reservation Agent.
• Supervisor.
• Bellman.

Bagan Organisasi Front Office Untuk Hotel Menengah Atau Hotel Bisnis

Struktur Organisasi dan posisi setiap staf pada bagan kerja di Hotel Menengah (bintang 4-3) ini terdiri dari:

• Posisi Staf Khas Front Office di Hotel Menengah.
• Manajer Kantor Depan / Direktur Kamar.
• Asisten Manajer Kantor Depan.
• Manajer Tugas.
• Manajer Hubungan Tamu.
• Agen Meja Depan.
• Kasir.
• Concierge.
• Agen Reservasi.
• Supervisor. 
• Bellman.

Bagan Organisasi Kantor Depan Untuk Hotel Kecil Atau Hotel Melati 

Struktur Organisasi dan posisi setiap staf pada bagan kerja di Hotel kecil (Melati: bintang 3 kebawah) ini terdiri dari:

• Manajer Kantor Depan / Direktur Kamar.
• Manajer Tugas.
• Agen Layanan Tamu.
• Agen Reservasi.
• Supervisor.
• Bellman.

 

Images Source By: freepik.com, pixabay.com