TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB STAF DEPARTMENT BANQUET

Tugas Dan Tanggung Jawab Department Banquet 

Sebelumnya mungkin kalian pernah dengar dengan kata banquet. Ya ,banquet itu adalah salah satu departemen yang berada di industri perhotelan. Yang tugasnya menangani kegiatan jamuan makan atau pesta  yang memerlukan tempat luas dan tamu yang banyak.

Dan biasanya juga disebut orang-orang yang ngurusin seluruh kegiatan acara seseorang yang di selenggarakan di sebuah hotel. 

Apakah banquet bisa juga disebut sebagai waiter?

Dalam beberapa jenis pekerjaan waiter dan banquet memiliki job desk yang sama , contohnya menyiapkan hidangan memberikan pelayanan ,dan membantu  apa yang dibutuhkan para tamu.

Namun ,banquet memiliki job desk yang lebih luas dari pada itu, contohnya:

Dari mulai menyiapkan tempat fasilitas yang dibutuhkan seperti kursi meja sound system dan makanan minuman yang akan dihidangkan kepada para tamu undangan.

Banquet sendiri berasal dari bahasa Perancis yang artinya adalah panjang dikarenakan pada zaman dahulu  bangsa Perancis sering mengadakan acara perkumpulan sambil makan makanan yang enak di sebuah meja yang sangat panjang.

Banquet sendiri memiliki tempat  khusus di sebuah hotel, karena kebutuhan departemen ini sendiri sangat banyak dan memiliki resiko gagalnya sebuah acara. Mangkanya butuh ruangan penyimpanan barang yang luas.

Banquet ini memiliki peralatan, perlengkapan dan tata saji yang tidak jauh berbeda dengan restaurant, yang membedakan adalah tidak tersedia secara permanen seperti restoran melainkan hanya diselenggarakan ketika ada pihak yang memesan atau ada event tertentu saja.

Di  banquet sendiri memiliki struktur  divisi untuk memastikan  setiap even berjalan dengan baik,  diantaranya:

Struktur Organisasi Department Banquet 

1. Banquet Manager
2. Banquet Supervisor 
3. Banquet Secretary
4. Banquet Sales Coordinator
5. Banquet Sales Executive
6. Banquet Captain
7. Banquet Waiter

Nah, di departemen banquet pula ada berbagai macam posisi atau jabatan, dan masing-masing  memiliki tugas dan tanggung jawab nya. 

Apa sajakah?

 1. Banquet Manager

• Bertanggung jawab terhadap seluruh operasional banquet dari  mulai persiapan, melayani tamu, sampai dengan berakhirnya acara (closing).
• Melakukan koordinasi dengan departmen lain seperti F&B Manager,Public Relation Manager, Sales Manager, Restaurant Manager, Chief Engineering, Sous Chef, F&B Manager, Chief  Security dan Executive Housekeeper.
• Menangani  seluruh administrasi seperti perjanjian dengan tamu, pemesanan barang atau alat  dan jadwal,dll.
• Memonitoring, membantu dan mengarahkan seluruh pramusaji.
• Memberikan pengarahan dan melatih  skill bawahannya.
• Membuat Table Plan.
• Mengikuti dan menghadiri food and beverage meeting yang diselenggarakan oleh Food and Beverage Manager.
• Memperhatikan dan mendengar terhadap keluhan-keluhan tamu.

 2. Banquet Supervisor

• Bertanggung jawab terhadap kelancaran seluruh kegiatan yang sedang berlangsung.
• Membuat Schedul  masuk  bawahan dan mengawasi persiapan event selanjutnya
• Mengkoordinasi pekerjaan dengan bawahan lainnya
• Membuat  report setelah  event
• Menerima tamu dan mendatangi tamu yang  komplain
• Memberikan pengarahan kepada waiter
• Memberikan briefing serta pengawasan selama berlangsunganya  event
• Bekerja sama dengan bagian kitchen, bar,  dan departemen lain demi terciptanya suasana kerja yang baik
• Menangani segala keluhan dari tamu atau permintaan yang dibutuhkan tamu, juga mengecek segala peralatan yang ada.

3.  Banquet Secretary

• Membantu banquet manager dan bertanggung jawab terhadap surat menyurat, menerima dan membalasnya
• Menerima pesanan acara banquet apabila banquet manager tidak ada ditempat
• Untuk acara-acara tertentu biasanya sekretasris harus datang yaitu sebagai tamu
• Selain itu bertugas sebagai perantara sebelum tamu bertemu dengan banquet manager, terutama yang  berkomunikasi dengan telepon.
• Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupun laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk pengaduan- pengaduan dan saran-saran dari tamu yang ada

4. Banquet Sales Coordinator

• Mengawasi, mengarahkan serta membantu banquet sales executive dalam memasarkan dan menjual produk-produk banquet
• Banquet Sales Executive
• Menjual dan memasarkan produk banquet event
• Mencari konsumen  dan memperkenalkan produk yang telah ditentukan
• Mencari pesaing dengan hasil lain dalam hal fasilitas produk yang dijual
• Membangun dan meningkatkan reputasi hotel dengan menawarkan gaya layanan yang sangat personal sesuai dengan prosedur operasi standar hotel.
• Memanajemen semua panggilan telepon tepat waktu dengan menggunakan bahasa yang jelas dan profesional, dan menjawab telepon dengan menggunakan etika  bahasa yang  baik.
• Menjawab telepon, mengarahkan ke orang yang tepat dan atau menerima pesan 
• Membantu pengetikan korespondensi Banquet dan Sales, yaitu menjawab surat, mengkonfirmasi         pengaturan banquet, menu , BEO, FP, memo dll.
• Segera menanggapi semua pertanyaan yang masuk langsung ataupun secara online.
• Menyusun, mempublikasikan dan mendistribusikan Banquet event order (BEO) / Banquet Function Plan (FP) kepada semua kepala departemen dan personel yang terlibat dalam fungsi pelayanan banquet.
• Bekerja sama dengan manajemen dan kepala departemen lainnya dan membantu dalam melaksanakan tugas khusus yang diperlukan dalam menambah kenyamanan dan kesejahteraan umum para tamu.
• Mendistribusikan segera ke semua departemen  ketika ada pemberitahuan  di setiap perubahan dalam urutan acara Banquet (BEO) / Banquet Function Plan (FP).
• Siapkan  sejumlah signage dan item menu untuk semua fungsi acara perjamuan.
• Pelajari semua jamuan makan dan fungsi yang dipesan tamu untuk membiasakan dan memastikan kemungkinan menjual fasilitas tambahan, untuk menghasilkan pendapatan tambahan.
• Hubungi ptamu untuk mengingatkan sebelumnya untuk tanggal cut-off.
• Mengembangkan dan memelihara hubungan kerja yang positif dengan orang lain, dan mendukung tim untuk mencapai tujuan bersama. 
• Memanajemen yang cepat untuk semua pertanyaan melalui telepon, faks dan email. 
• Pastikan semua dokumen administrasi disiapkan untuk tim penjualan hotel.
• Bertindak sebagai penghubung antara semua departemen hotel terkait dan penyelenggara acara.
• Mengkoordinasikan pesanan dan permintaan untuk departemen Catering dan Banquet telah diselesaikan.
• Bertanggung jawab untuk menghadiri setiap rapat penjualan berkala.
• Merespon dan menindaklanjuti setiap persyaratan khusus yang diminta oleh host fungsi.
• Memelihara seluruh basis data korespondensi seluruh penjualan.
• Memeliharasemua  laporan dan prosedur departemen.
• Manajement semua informasi dan folder klien.
• Berkoordinasi dengan staf Banquet secara tepat waktu untuk memastikan kepuasan pelanggan terpenuhi.
• Memperbarui DSR ( Daily Sales Report ) dan menganalisa proyeksi pendapatan setiap hari.
• Update kalender Catering dan Banquets pada aplikasi yang di pakai di hotel tersebut.
• Selesaikan semua tugas yang dianggap perlu untuk keberhasilan departemen.

5. Banquet Captaint

• Membantu dan mengawasi jalannya operasional event yang sedang  berlangsung di hotel tersebut.
• Mengawasi waiter/ess secara langsung.
• Melakukan taking order,menyuguhkan bill, serta menangani tamu yang bermasalah.
• Mewakili Spv apabila berhalangan hadir.
• Membantu waiter dalam melayani para tamu.
• Memelihara hubungan yang baik dengan waiter untuk kelancaran operasinya.

6.  Banquet Waiter/ess

• Melakukan persiapan  semua event yang akan berlangsung.
• Melakukan pelayanan pada tamu  yang berada di tempat.
• Mengatur Meja dan kursi  untuk keperluan acara.
• Table set up.
• Membersihkan peralatan  operasional.
• Mengantar linen yang kotor ke laundry dan mengambil linen yang bersih ke housekeeping.
• Mengikuti briefing harian yang diselenggarakan oleh  supervisor.
• Melaporkan kepada  supervisor setiap ada kejadian  yang tidak diinginkan.
• membuat meja buffet dan melakukan closing.

Image source: freepik.com